Stress is good

Pernahkan anda melihat seorang pekerja yang begitu handal ketika dia pensiun mulai terlihat menjadi lambat mulai banyak yang tidak diingat, bahkan kurang bisa mengalami ketidaknyamanan (discomfort).  Memang betul tentunya di usia pensiun ada faktor umur, tetapi apakah hanya faktor umur yang membuat terjadi perubahan begitu cepat.  Saya ingat waktu saya kecil saya ingin jadi orang kaya biar nanti ndak usah kerja lagi biar bisa main-main ajah (namanya juga anak kecil...) , lalu mama menjawab "Ih kalau mama sih kagak mau berhenti kerja nanti jadi pikun lho apa-apa lupa, emang enak?".  Terus saya berpikir kasihan amat ya masa kerja terus, waktu itu saya belum tahu yang namanya stress kerja yang ada di pikiranku ih nggak bisa nonton TV, nggak bisa tidur-tiduran nggak bisa main game.

Ini mengingatkan salah satu boss besar di perusahaan dulu saya bekerja, ayahnya meninggal di umur 80 an ketika itu sang ayah bekerja sampai akhir hayatnya, sang anak pada waktu itu menginginkan agar nanti dia pensiun dan tidak hanya bekerja saja, nyatanya sang anak meninggal di usia 99 tahun dan di hari-hari sebelum menjelang hayatnya dia masih aktif bekerja walaupun secara struktur organisasi dia sudah mengundurkan diri.

Jadi apakah pekerjaan sebegitu buruknya?  Jika ia mengapa begitu banyak orang yang memiliki uang dan waktu tetap masih bekerja dan terus berjuang?

Mungkin jawabannya karena "Stress is good" , selama ini kita memang diajarkan stress itu bisa menyebabkan berbagai macam problem untuk manusia.  Tetapi pernahkah kita sadar banyak orang yang stress juga ketika dia tidak :
1.  Memiliki arah tujuan hidup - rasa peningkatan dalam hidup
2.  Memiliki orang, saudara, teman yang bisa dibantu - rasa kontribusi
3.  Tidak ada makhluk hidup lain yang dapat diajak bicara - rasa diperhatikan
4.  Tidak ada tantangan dalam hidup - rasa membosankan dan mudah ditebak

Kita bisa menghindari stress dengan menghindari tantangan hidup, menghindari ketidaknyamanan, menghindari target, menghindari masalah.  Pada akhirnya tidak ada satu otot dalam tubuh (termasuk otak) yang terlatih pada saat itu bagai pohon dengan daun yang siap melunglai karena tidak mampu berbuah lagi.

Jadi jika anda mendapatkan masalah dan detak jantung anda berdetak lebih kencang, muka anda menjadi merah, berkatalah "Oh yes, darah mengalir dan saatnya untuk mengatasi problem yang ada."
"Bring it on!"

Kata-kata yang sangat menarik dari Kelly McGonigal seorang Health Psychologist
"Chasing Meaning is more important than avoiding Discomfort"
"Mencari arti hidup jauh lebih penting dari menghindari ketidaknyamanan".

Blog di atas terinspirasi dari TED talk Kelly McGonigal mengenai Stress

36

Tradisi setiap tahunnya saya akan mempost satu blog pada hari ulang tahun.  Tetapi kali ini pada hari ulang tahun saya , saya sedang mengikuti training di bogor melihat teman sekaligus mentor saya mengajar team building.  Tahun ini tidak banyak yang bisa direkflesikan hanya kesibukan seorang pekerja wirausaha tidak disangka juga sudah 10 bulan dari saat saya mengatakan selamat tinggal kepada perusahaan yang praktis tempat saya bekerja, berteman dan tinggal selama 12 tahun lebih.  Jadi blog molor beberapa hari.

Hal yang ingin saya lakukan di umur 36 tahun ini

Mulai :
1. Bekerja lebih keras
2. Lebih Disiplin
3. Olahraga lagi

Stop:
1. Complaining
2. Having doubts
3. Nakutin diri sendiri :)

Continue:
1. Keep Smiling
2. Keep connecting with people, God and family.
3. Being Grateful

Tak disangka waktu bergerak begitu cepat rasanya seperti kemarin ketika saya memberikan comment kalau orang itu tua sudah mau 40 tahun, sebentar lagi saya akan 40 , saatnya saya berkata "age is just number" bukan 36 is my age ya...

Pola Pikir Wirausaha

Setelah 9 bulan menggeluti usaha sendiri dan bertemu banyak wirausahawan  saya menyadari beberapa karakter yang menarik dari para wirausahawan yaitu sebagai berikut :

1. Individualism, saya yakin banyak di antara para wirausaha mengalami hal yang sama seperti yang saya alami dimana orang-orang terdekat mempertanyakan keputusan kita berwirausaha apalagi sudah bekerja belasan tahun di perusahaan besar.  Bahkan sampai hari ini pun masih ada yang bertanya kepada diri saya terkadang saya bisa menjawabnya, terkadang saya hanya tersenyum di dalam hati "Oh pertanyaan itu lagi..." Yang saya pelajari para wirausaha memiliki keyakinan di dalam dirinya bahwa yang dijalankan itu benar itu saja dan terserah apa kata orang, dan membiarkan orang lain mengkritik, mencibir, memasang taruhan berapa lama sang wirausaha akan bertahan sebelum menjadi pegawai lagi.

Keras kepala merupakan aset untuk seorang wirausaha.

2.  Fokus, memiliki fokus untuk membesarkan usahanya tidak mudah pindah ke usaha lain hanya karena ada yang membuktikan usaha tersebut membawa lebih banyak uang.  Walau nantinya tentu setelah stabil mulailah sang wirausaha merambah ke tempat lainnya.  Tetapi yang saya perhatikan mereka cenderung satu bisnis usaha terlebih dahulu sebelum melakukan ekspansi ke bidang lain.

3.  Sensasi menyelesaikan sesuatu, walau ini saya yakin tidak khusus untuk para wirausaha, pegawai juga harus memiliki perasaan menyelesaikan sesuatu dan berkontribusi jika ingin sukses dalam karirnya.

Melihat masalah sebagai tantangan , melihat problem dengan pertanyaan "Hmmm apa yang bisa saya pelajari dari situasi ini?"

4.  Optimisme, walau hujan badai menghalau , wirausahawan bagai bola karet yang akan membal balik untuk meneruskan pekerjaannya.  Penolakan merupakan hal biasa bagi mereka.  Penolakan hanya merupakan bagian dari membuat diri bisa lebih maju dan lebih baik.  Kalau saya ambil dari kata-kata teman saya Tatang dia bilang "Penolakan itu seperti cuaca" yang artinya terkadang hujan terkadang panas jadi selama kita sudah melakukan bagian kita sisanya tidaklah perlu dirisaukan.

5.  Fokus perhatian pada kendali internal, seorang wirausahawan sepertinya lebih fokus pada hal yang dia bisa lakukan dan kendalikan daripada hanya memikirkan yang tidak bisa dilakukan.  

Tentunya masih banyak karakter-karakter yang lain untuk menjadi wirausahawan ini hanya segelintir hal-hal yang saya amati dan untuk mengingatkan saya adalah seorang wirausahawan.

Pengambilan Keputusan Berulang-ulang - Sumber Pemborosan Waktu

Ketika saya tinggal di Amerika pada saat itu 1USD = 14.000 rupiah, betul-betul jomplang makan salad seharga 5 sampai 6 USD cukup pelik rasanya karena menghabiskan 84 ribu rupiah yang pada saat itu kalau makan di Jakarta hanya cukup dengan 25 ribu saja sudah kenyang.  Membeli air mineral seharga 40 cent yang kurang lebih 6 ribu rupiah sebotol padahal di indonesia masih seribu rupiah pada waktu itu.

Setiap hari merupakan pengambilan keputusan berulang-ulang bukan mengambil keputusan di dunia kerja yang banyak tetapi malah lebih banyak di kehidupan sehari-hari terutama dalam menyikapi belanjaan yang harus dibeli.  Pergi ke supermarket menjadi sesuatu yang memusingkan menjadi sebuah tempat dimana keputusan diambil berulang-ulang dan diperhitungkan lagi.  Walaupun setiap kali belanja selalu mengingatkan diri "Kamu tuh mikirin apa sih?  Kamu kan gajinya dollar ya pantes dong kalau menghabiskan dollar tersebut dengan membeli makanan dan barang-barang yang kamu suka."  Tetapi ada suara lain yang berkata juga "Kamu gimana sih kalau itu beli di indo bisa murah banyak nggak usahlah beli itu sabar ajah toh kamu kan setahun sekali pulang, uangnya diirit ajah buat beli kartu telpon biar bisa telpon pacar sama orang-orang di rumah di indo".

Bisa menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk mengambil keputusan setiap item yang masuk ke dalam trolley mengalami perdebatan yang hebat dan setiap barang yang tidak bisa masuk ke dalam trolley seperti menyayat bagian hati dan memberikan konfirmasi kalau segala sesuatunya tidak cukup.

Sampai suatu saat buku rekeningku sudah cukup besar dibandingkan dengan jumlah belanjaanku baru kebiasaan ini mulai hilang.  Karena saya betul-betul melihat data dimana buku rekeningku menunjukkan berkali-kali lipat dibandingkan rata-rata yang saya habiskan setiap kali masuk ke supermarket.  Pada saat itu saya hanya menggunakan "perasaan" saya dalam mengambil keputusan yang seharusnya dibantu dengan "pemikiran" akan jauh lebih cepat dibandingkan menghabiskan lebih dari 6 bulan sebelum saya mulai adjust dengan mata uang USD betapa banyak waktu dan kebahagiaan yang saya boroskan?

Lalu bagaimanakah caranya untuk tidak menghabiskan waktu sekian lama sebelum berhasil menenangkan diri, dalam kasus saya di Amerika saya cukup beruntung uang saya bisa terkumpul dengan cepat tetapi bagaimana jika kita dihadapi dalam kasus pemasukan dan pengeluaran yang setara dimana perasaan pasti akan bilang kalau tidaklah cukup untuk belanja, apakah kita harus bermuram durja dan terus menerus mengambil keputusan setiap item yang kita belanja?

Tips sederhana dari temanku ini bisa membantu ketika saya pindah ke Denmark saya mengalami hal yang sama lagi dimana 1DKK = 2000 rupiah cukup tinggi dan kejomplangan terasa lagi.  Saya pikir saya sudah pernah merasakan di Amerika saya akan melakukan hal yang sama dengan bertahan selama 6 bulan dan mulai belanja setelah itu, terlalu lama dan terlalu besar risikonya karena di Denmark di musim dingin cuaca kelam matahari bersinar beberapa jam saja, dan jika saya masih tetap dengan metode lama saya, saya mungkin sudah masuk ke dalam jurang depresi sebelum bisa melihat rekening saya lebih besar dibandingkan jumlah belanjaan saya.  Jadi bagaimana dong?

Hanya dengan membuat budget dan mencatat pengeluaran kita barulah kita terbebas dari ketakutan, seperti layaknya di dalam film-film horor biasanya setan-setan itu tidak muncul sampai akhir film yang kita lihat hanya bayangannya saja.  Hal yang sama telah saya lakukan dalam pengeluaran saya , daripada saya menghadapi masalah tersebut dengan mencatatnya, dan memberikan budget setiap bulannya saya mengambil jalan menyiksa diri.  Sangat mudah dengan cara membudget mulai dengan persentase katakan anda ingin menggunakan 30% dari gaji anda untuk belanja di supermarket setelah anda mendapat angka tersebut bagi menjadi 4 (asumsi 4X ke supermarket setiap hari sabtu).  Dengan demikian anda tinggal belanja dengan santai di supermarket dan ketika sampe di counter ternyata melebihi budget anda minggu itu maka anda bisa stop belanjaan berikutnya di counter atau budget minggu depan di adjust.

Terkadang banyak hal mudah dibikin repot dalam hidup...

Semoga bermanfaat terutama untuk mereka yang baru pindah ke negara orang.

Apakah ada hal lain dalam hidup anda , dimana keputusan diambil berulang-ulang apakah bisa diambil sekali untuk seminggu, sebulan, setahun?

Kaset Rusak Sumber Penghabis Waktu

Memikirkan kejadian buruk terus-menerus tanpa solusi adalah sesuatu yang tidak bermanfaat dan merupakan salah satu penyumbang pemborosan waktu untuk hal yang tidak darurat dan tidak penting.

Hal ini mengingatkan saya pada suatu kejadian dimana salah satu teman saya sebut saja namanya Annie (bukan nama sebenarnya) dari pagi sampe sore tampangnya cembetut saja padahal kita berada di konferensi motivasi terbesar di Indonesia, cukup mengherankan bukan, sampai akhirnya dia bercerita kalau di pagi hari dia didamprat untuk sesuatu yang bukan salahnya dan dia masih kesal.  Tiba-tiba teman kami Andi (lagi2 bukan nama sebenarnya) tertawa dan dia bilang "Annie, kamu itu tipe setia lho."  Temanku Annie bingung "Maksud loe, Di?"  Andi menyahut " Ya setia, setia sama kemarahanmu kejadian udah dari pagi masih disimpen diputer terus sampe sore".  Saya tersenyum , Annie secara sengaja (walaupun banyak yang bilang mereka terpaksa) telah memilih untuk memutar kaset rusak, kaset kejadian di pagi hari yang diputar terus-menerus sampe sore. Dan ketika dia begitu kesal dia lupa dia sedang menghadiri konferensi motivasi dimana begitu banyak pelajaran yang bisa didapat dan Annie pulang tanpa membawa apa-apa dia membiarkan waktunya yang berharga terbuang percuma (sudah bayar tiket konferensi lagi).

Berbeda dengan kejadian yang tidak menyenangkan yang pernah menimpa mama saya, dia pernah dijambret dua kali, dan lucunya ketika saya telpon dan menanyakan keadaannya si mama hanya berkata
"Iya tadi nangkep kodok (ini kalimat khas mama kalau dia jatuh nyungsruk), semua kartu sudah diblok, sudah bikin laporan kepolisian dan buat pasport lagi deh"
Dengan santainya mama yang sudah menenangkan diri dari kejadian tersebut memilih untuk memutar gambar kejadian itu sekali saja dan menyelesaikannya saat itu juga.  Mama memilih untuk tidak meneruskan kejadian itu di dalam pikirannya dan memilih mengambil pelajaran yang bisa didapat dan meninggalkan perasaan itu di masa lalu.  Seperti kata Richard Bandler "The good thing about the past is that it's over".

Kita bisa bekerja efisien tetapi jika kita masih setia memutar kaset rusak (broken record) kejadian yang sudah lewat, waktu terbuang percuma dan yang lebih parah kesehatan pun terganggu.

Berdamailah dengan kejadian yang sudah terjadi ambil pelajarannya dan bergerak dan beraktivitas lagi dan ini termasuk mengambil keputusan sadar untuk tidak membiarkan gambar kejadian tersebut muncul lagi esok harinya.

Make peace with yourself and move on.

Never Again

Pada saat saya mengajar time management salah satu pertanyaan yang saya ajukan adalah
"Kebiasaan menghabiskan waktu apakah yang ingin anda hilangkan?"
The Never Again Habits.

Dengan berkembangnya diri banyak sekali kebiasaan-kebiasaan yang bisa dihilangkan karena tidak diperlukan lagi.  Waktu saya kecil sampai remaja saya senang sekali menonton kartun anime sebelum saya tidur, merupakan sebuah pola dalam hidup saya.  Dari kecil tidak banyak hiburan yang saya miliki Film dan TV adalah pusat hiburan yang saya miliki.  Walau terlihat sepertinya sebuah kebiasaan belaka ketika saya melakukan pencatatan waktu yang saya gunakan setiap harinya (anda bisa melakukan ini cukup mencatat dalam setiap jamnya apa yang anda kerjakan)  anda akan cukup takjub seberapa besar waktu terbuang untuk nonton TV atau streaming anime, well at least I am.  Satu episode kartun anime sekitar 24 menit saya habiskan setiap minggunya.  Dengan mengerti "Never Again" concept maka saya menghentikan menonton anime dan mulai menggunakan waktu tersebut untuk hal yang lain.

Memang betul kebiasaan tidaklah mudah dihilangkan tetapi bisa dilakukan dengan berbagai cara
1. Pure persistence and perseverance - Kegigihan dalam mencoba sampai tercapai hasil yang diinginkan.
2. Ask friends or relatives to watch with us - Minta bantuan saudara atau teman kita.
3. Ask yourself what reward does it give to you?  Ketika saya memperhatikan reward yang saya inginkan dari menonton anime adalah perasaan senang, perasaan terhibur, perasaan harapan, penantian episode berikutnya kira-kira bagaimana kelanjutan dari cerita.  Karena saya tahu seperti itu adanya maka saya menghentikan kebiasaan anime pada saat film tersebut tamat. (Menghentikan dalam keadaaan film bersambung akan memberikan perasaan unfinished business jadi sebaiknya dihindarkan jika anda belum terbiasa melakukan penghentian kebiasaan dengan rem mendadak)
4. Rusak rewardnya, carilah film anime yang betul-betul jelek jadi perasaan terhibur perasaan ada harapan hilang dari anime tersebut.
5. Isi kegiatan lain yang lebih bermanfaat sebelum tidur, memperhatikan pola kapan muncul kebiasaan tersebut.
6. Compulsion, nonton anime sebanyak-banyaknya dalam satu hari sampe eneg.  Ini jadi mengingatkan paman saya yang teriak-teriak minta duren ketika dibeliin sebanyak satu becak dia tidak pernah berani makan duren lagi. (Bukan untuk semua orang hanya yang sudah muak dengan kebiasaan yang anda).
7.  Tahan selama 21 hari untuk tidak melakukan kebiasaan yang sama
8. Biarkan otak kreatif anda memberikan berbagai macam variasi yang bisa digunakan untuk menukar kebiasaan yang anda ingin hilangkan.

Intinya adalah menghindari waktu digunakan untuk hal yang sifatnya tidak segera dan tidak penting (seperti gosip, atau membicarakan negatif mengenai orang lain sebagai contoh).
Dengan membebaskan waktu dari kuadran tidak darurat dan tidak penting, kita punya lebih banyak waktu untuk hal-hal yang penting yang darurat maupun tidak darurat.
(Contoh hal penting yang tidak darurat seperti belajar bahasa yang belum kesampain sampe sekarang, atau mengambil kursus yang selama ini ditangguhkan).

Jadi apakah never again anda?  Sudah siapkah anda menggunakan waktu lebih efektif lagi?

Essentials of Trust

Having spent many years trying to define the essentials of trust, I arrived at the position that if two people could say two things to each other and mean them, then there was the basis for real trust. The two things were "I mean you no harm" and "I seek your greatest good".  Jim Meehan British psychologist and poet

Shared Vision

Salah satu karakter seorang leader adalah seseorang yang memiliki Visi.  Cukup sulit untuk menyebut diri seorang pemimpin jika kita tidak mampu menunjukkan, menceritakan bahkan melakukan visi yang kita miliki. Seperti layaknya Leonardus Kamilius yang mendirikan Koperasi Kasih Indonesia, dia memiliki visi dimana Indonesia akan memiliki lebih banyak orang dengan tangan sejajar dan bukan "tangan di bawah". Dia mampu menceritakan visinya dalam satu kalimat.  Apakah anda sudah memiliki visi tersebut , visi yang cukup ringkas yang bisa anda ceritakan ketika bertemu seseorang di dalam lift (Elevator Pitch) , kalimat yang begitu padat sehingga lawan bicara kita mengerti apa yang kita ceritakan dan yakin yang kita lakukan akan berhasil.

Untuk seorang Leonardus tidaklah mudah baginya melepaskan posisi tinggi di sebuah perusahaan multinasional, seorang pemimpin tetap maju karena dia memiliki begitu banyak bahan bakar dari Visi yang ia miliki. Bagaikan api lilin yang membakar ilalang kering, Koperasi Kasih Indonesia merambah ke pelosok-pelosok Indonesia. Inilah contoh kekuatan memiliki Visi bersama.

Apakah Visi Bersama (shared vision) harus selalu dibuat seorang pemimpin?  Seorang pemimpin tidak berarti dia harus menciptakan visi bersama banyak pemimpin yang mengikuti visi dari seseorang sebelumnya baik atasan sebelumnya atau bisa juga posisi yang dimiliki berada di tengah-tengah organisasi.  Jadi tidak hanya menciptakan tetapi menyatukan visi hidup kita dengan visi perusahaan/organisasi/keluarga.

Seorang pemimpin membagikan visinya dan membakar semangat mitra kerja/pasangan hidup untuk mencapai visi bersama.

Apakah anda sudah memiliki Visi hidup anda?

Apakah anda sudah membagikan Visi  anda?

Apakah Visi hidup anda sejalan dengan Visi Bersama/Organisasi anda?

Bagaimana jika anda masih belum tahu Visi hidup anda?  Pertanyaan di bawah ini bisa digunakan.

Jika anda tahu anda akan berhasil dalam melakukan apa saja di dalam 10 tahun mendatang, apakah yang anda akan lakukan?

Self-Fulfilling Prophecy

Sebuah percobaan dilakukan di sekolah dimana murid-murid dibagi menjadi dua grup besar , group A dan group B.  Pada saat pembagian murid dilakukan secara acak tetapi pada para guru diberitahukan bahwa grup A merupakan anak-anak pintar dan grup B sisanya.  Dalam kurun waktu tertentu mulai tampak terjadi perbedaan antara grup A dan grup B dimana grup A secara akademis jauh lebih baik dibandingkan grup B.  Apa yang terjadi?  Inilah yang disebut Self-fulfilling Prophecy (ramalan yang terpenuhi dengan sendirinya) dimana ketika para guru diberitahukan grup A lebih pintar dari grup B mereka memberikan usaha ekstra jika apa yang diterangkan tidak dimengerti oleh grup A. Para guru juga berusaha untuk memutar otak lebih keras jika pelajaran tidak begitu dimengerti oleh grup A, dan berusaha membuat pelajaran menjadi lebih menarik, akibatnya grup A semakin lama semakin pintar dibandingkan grup B padahal kedua grup ini dimulai dari kumpulan murid-murid yang sama pintarnya.

Di dalam kehidupan kita apakah kita sering melakukan hal yang sama?

Apakah kita melihat orang lain seperti layaknya kita melihat grup A mereka tidak mengerti karena kita tidak menerangkan dengan benar dan kita berusaha keras memutar otak bagaimana agar saya bisa menjelaskan dengan sesederhana mungkin.

Atau

Kita memperlakukan orang lain seperti layaknya grup B dimana kita menyalahkan orang lain ketika kita tidak mampu menerangkan suatu keadaan, masalah, atau tantangan?

Sebagai seorang leader apakah kita melihat kita mendapatkan pembagian grup yang terdiri dari orang-orang grup A (melihat mereka sambil bersyukur dan berterima kasih) ataukah kita sibuk me-micromanage pekerjaan bawahan kita karena kita melihat mereka adalah kumpulan orang-orang grup B yang pasti bikin salah (melihat mereka sambil ngedumel)?

Ingatlah apapun grup yang anda pilih kemungkinan besar anda akan mendapatkan apa yang telah anda ramalkan , jadi mengapa tidak meramalkan yang terbaik saja?

Compassionate Leader

Karakter apalagikah yang dibutuhkan seorang pemimpin?

Pernahkah anda memiliki seorang pemimpin yang ingat tanggal lahir anda?
Ketika teman-teman dan kolega sibuk bekerja dan hanya memperhatikan bagaimana mencapai target, dan lupa akan hari istimewamu, bossmu menghampirimu dan mengucapkan selamat ulang tahun dimana yang lain semua berhenti dan bertepuk tangan sambil bernyanyi karena diingatkan berpuluh-puluh tahun yang lalu lahir dikau pada hari itu.

Pemimpin yang tidak hanya peduli mengenai prestasi anda tetapi peduli terhadap anda sebagai manusia. Sebagai manusia yang indah adanya walau hanya tersenyum dan bernapas saja.  Sungguh sangat indah ketika memiliki seorang boss yang seperti ini.

Sungguh beruntung saya sudah mengalami pemimpin yang baik dan yang tidak, ada kalanya pernah aku memiliki pemimpin yang tidak perduli mengenai siapa diriku, apa kesukaanku, bagaimana keluargaku, dimana di saat hari istimewaku saya harus tetap bekerja di kantor dan tiada yang menyalami diriku.  Dunia terasa begitu sepi, begitu tinggi prestasi begitu besar waktu dan energi yang diberikan ke perusahaan tetapi kepuasaan bekerja tidaklah muncul.

Yang saya rasakan adalah manusia tidak hanya memerlukan prestasi, status dan gaji, yang saya rasakan adalah "manusia ingin diperhatiksan seperti layaknya manusia."

Seorang pemimpin yang tidak hanya memedulikan tujuan akhir perusahaan tetapi seorang pemimpin yang memperhatikan emosi anak buah dan meyakinkan bahwa mereka diperhatikan dan tujuan akhir perusahaan itu didapat dengan memperhatikan bawahannya.

Seorang pemimpin di bidang sales tidak hanya mendengung-dengungkan target yang dimilikinya dan sibuk bertanya kapan kita bisa mencapainya, tetapi seorang yang sibuk memecahkan target itu kepada anak buahnya dan memperhatikan anak-anak buahnya apakah mereka mampu mencapainya, apakah yang bisa saya bantu sebagai pemimpin mereka.  Apakah yang akan kulakukan untuk dapat membuat mereka bisa berkembang bersama-sama.

Compassionate/Belas kasih adalah karakter yang merangkum tindakan-tindakan di atas.
Rasa belas kasih terhadap sesamanya tanpa memperdulikan status jabatan, seorang pemimpin yang menyapa setiap pegawai dari yang terendah sampai yang tertinggi , seorang pemimpin yang memperlakukan manusia seperti layaknya manusia yang ingin dikasihi, diperhatikan, didengarkan, dicintai dan dipedulikan.

Bayangkan seorang pemimpin yang memiliki karakter ini?
Dan jika anda bisa mengingatnya di dalam list pemimpin-pemimpin yang baik.
Bolehkah anda mulai melakukan hal yang sama agar kelak namamu akan tercantum di list pemimpin-pemimpin yang baik oleh bawahan-bawahanmu.

Mindful Leader

Dalam kehidupan kita selalu ada saatnya ketika kita memimpin atau dipimpin.

Pertanyaan klasik adalah bagaimana caranya agar saya bisa menjadi pemimpin yang lebih baik?  Salah satu karakter penting menjadi leader adalah Mindfulness apakah yang dimaksud Mindfulness disini.

Mindfulness adalah keadaan dimana kita berada disini sekarang dan merasakan dari panca indera kita langsung. Di dalam artikel saya sebelumnya mengenai anak yang menanti di komedi putar, diterangkan ada dua kondisi disitu yang disebut narrative circuitry dan direct circuitry - How to Feel Good.

Mindfulness menggunakan direct circuitry,  Salah satu kebutuhan sebagai anak buah adalah memiliki pemimpin yang bisa mendengarkan.  Bagaimana caranya agar bisa mendengarkan adalah dengan berada di saat itu dan berbicara dengan orang tersebut.  Tentunya anda pernah mendapatkan pemimpin yang sepertinya tidak ada disini sibuk memikirkan apa yang harus dia lakukan berikutnya , baik itu menelpon seseorang membuat laporan atau harus lari ke rapat berikutnya.  Tidak enak bukan memiliki bos yang seperti itu.

Tetapi tidaklah bisa dipungkiri ketika kita memimpin dan banyak tugas masuk bersamaan feeling under pressure dan semuanya urgent, otak mulai bergerak ke narrative circuitry, sibuk melakukan planning, decision making dan sebagainya yang tanpa kita sadari mengurangi kemampuan listening kita dan bahkan yang lebih parah membuat kita menjadi mengambil keputusan terlalu cepat yang sebetulnya bukan itu yang diterangkan oleh anak buah kita atau buru-buru menyelesaikan pembicaraan dengan anak buah kita.

Jadi untuk pelajaran menjadi mindful leader untuk kali ini cukup sederhana.

1. Be here, sama seperti ketika kita kalau makan sambil main BB atau nonton TV rasa makanan pun hilang (mindless), dan yang diajarkan David Rock adalah mengambil napas 3 kali sebelum makan dan makanan pun menjadi nikmat.  Anda bisa mengambil napas 3 kali sebelum rapat atau sebelum coaching session dengan anak buah anda.

2. Off distraction, ketika anda sedang berdiskusi dengan anak buah anda matikan laptop anda dan blackberry anda, sisihkan waktu, lebih baik memiliki waktu 20 menit tanpa interupsi daripada 1 jam dengan interupsi lebih dari 5 kali.  Anak buah kita juga tidak merasakan kita memperhatikan mereka.

3.  I wonder what is my next thought, would be?  Ini sebuah ajaran yang cukup handal dari Mathew Della Porta Ph.D, dimana ketika mental kita bertumpuk berbagai pikiran yang bertubi-tubi datang seakan kita tidak bisa berkonsentrasi yang dia ajarkan adalah katakan pada diri sendiri "Pikiran apakah yang akan kau pikirkan berikutnya" atau bahasa gaulnya "Pikiran loe mau mikir apa habis ini?" begitu kita meluncurkan pertanyaaan ini pikiran menjadi demam panggung dan terjadi ruang dimana tidak ada pikiran berikutnya muncul, karena kita sudah memperhatikan pikiran kita.  Boleh anda coba dan anda akan suprise hasilnya anda memiliki gap kesunyian tadi dan bisa anda gunakan untuk memasukkan pikiran yang anda inginkan yaitu untuk berada di waktu sekarang dan dengan anak buah anda.

4. No judgement, dengarkan keseluruhan pembicaraan dari anak buah kita, tanpa memotong pembicaraan anak buah kita membuat dia lose track apa yang ingin dikatakan dan bisa melenceng dari tujuan ia datang kepada kita. Kosongkan pikiran dari sepertinya dia ingin ini, dia ingin itu dll... hanya mendengarkan biarkan semua informasi masuk dulu sebelum disaring.

So be mindful dan rasakan menjadi pemimpin yang selalu bisa diingat oleh anak-anak buah kita,  bahkan ketika kita sudah tidak disitu lagi.

Waiting

Dalam kehidupan kita pasti ada saatnya kita menunggu, baik menunggu di dalam kemacetan, menunggu boarding atau menunggu teman/client bertemu meeting.  Ada juga saat-saat penantian seperti menunggu penerimaan sekolah/universitas, penantian mendapat pekerjaan, mendapat tender.   Apakah yang kita lakukan selama penantian?

Tips produktifitas tentunya selalu menyiapkan sesuatu yang bisa dikerjakan baik itu buku, smartphone dengan pdf atau powerpoint yang bisa dipelajari, audio tape di mobil sambil menunggu kemacetan belajar sesuatu.  Tetapi apakah ini cukup?

Bagaimana dengan tips emotionally?
Apakah menanti dengan mengisi dengan sesuatu selain bengong sudah cukup?  Atau ada yang lebih penting
dari itu?  Seperti layaknya seorang petani yang menanti saatnya panen dia tentunya tidak akan menunggu dengan uring-uringan (galau kalau bahasa sekarang) sambil bertanya-tanya apakah panenku akan berhasil atau tidak ya?   Seorang petani tidak berpikir mengenai gagal panen yang dia lakukan adalah sibuk menyirami, menjaga bibit tidak dimakan burung, memberikan pestisida yang cukup dan selanjutnya melepaskan sense of control kepada alam.  Sambil menanti tentunya para petani mencari pembeli dan disela-sela waktu menghibur diri dengan membuat kerajinan.

Apakah pada saat kita menanti kita memiliki
1.  Harapan bahwa panenan kita akan selalu berhasil (terlepas hasilnya nanti), selama kita berusaha sebaik mungkin. Memiliki kepercayaan "Segala sesuatu yang dipegang kita akan berbuah"
2.  Pasrah (Kepercayaan Penuh) apakah kita melepaskan kendali atas segalanya dan konsentrasi terhadap apa yang kita bisa kendalikan?  Apakah kita cukup bijaksana untuk membedakan apa yang kita bisa kendalikan dan yang tidak? "Saya tidak bisa menghentikan hujan tetapi saya bisa membawa payung".
3.  Ketenangan, apakah kita bagaikan air yang tenang tidak mengkhawatirkan dari mana ia datang maupun pergi.  Tidak tertambat pada masa lalu dan tidak terpaku kekhawatiran masa depan.  Menjalankan hidup dan menikmati hari-hari penantian sebagai bagian dari hidup. "Merasakan Sekarang"
4.  Compassionate, apakah pada saat kita menanti kita membantu sesama kita, baik dalam material dalam moril, apakah kita memberikan ruang untuk saudara dan teman kita untuk mengekspresikan perasaan mereka?  Apakah kita membuat diri kita menjadi orang yang diingat, dan orang akan berkata "iya dia telah membantu saya di saat susah, dia membuat saya menjadi saya yang sekarang".


God, grant me the serenity to accept the things I cannot change,
The courage to change the things I can,
And wisdom to know the difference.

Inspiring Leadership Through Emotional Intelligence

Just accomplished a distance learning in coursera.org on Inspiring Leadership Through Emotional Intelligence.  A very good subject anyone who's in management position should take this course.

Thank you so much to Prof Richard E. Boyatzis, Case Western University and Coursera who provide this course for free.

Go and join other interesting the class here https://www.coursera.org/

Thank You and Prove Myself Wrong

Ketika kita mulai melangkah dan melakukan sesuatu yang baru.  Secara alami pikiran dan tubuh akan memberikan signal ada sesuatu yang baru apakah anda berani melangkah?  Sebagai seorang yang expert nakut-nakutin diri sendiri untuk survive di kehidupan ini, saya mulai berpikir apakah ini merupakan hal yang benar dengan menakut-nakuti diri selama ini? What did I miss in life doing that?  What should or should not happen?  Ya tentunya berpikir seperti ini terlalu lama akan membuat diri semakin tidak bermanfaat.  Lalu apa dong solusinya?

Beberapa hari yang lalu saya harus pergi ke sebuah tempat yang saya tidak tahu menahu dimana letaknya dari pagi hari saya sudah uring-uringan mikir nanti kalau macet gimana ya? Kalau salah jalan baliknya lewat mana ya?  Tanya orangkah?  Terus gimana bisa liat peta sambil jalan di tempat yang baru?  Bahkan sampe kepikir kalau nanti aku mengganggu lalu lintas nggak ya karena bingung sendiri?

Lalu saya mulai berpikir apa yang harus saya lakukan?  Jika orang lain yang menakut-nakuti saya seperti ini saya akan bilang "Thank you, I will prove you wrong!" tentunya di dalam hati saya ketika bicara tersebut. Maklum darah panas tidak suka ditantang heheheh... terus kalau ditakut-takuti diri sendiri kenapa tidak menggunakan metode yang sama? Hmm.... saya mulai berpikir okay apa yang harus saya lakukan to say "Thank you, I will prove myself wrong!"  Mulailah aku ngobrol-ngobrol dan mencari GPS yang okay untuk smartphone ku dan ternyata saya mendapatkan GPS yang powerful banget sambil iklan dikit disini boleh deh aplikasinya Waze namanya sumpeh keren banget ini GPS.  Menjawab banyak dari kekhawatiranku yang tadinya mesti tanya orang, takut nyasar, kalau macet bagaimana karena semuanya tercakup disitu sehingga saya bisa mengestimasi kapan saya harus jalan.

Ketika akhirnya saya pergi, saya estimasi saya membutuhkan waktu  2 jam + nyasar saya buffer 1 jam, saya hanya menempuh waktu 1 jam sampai di tempat baru tanpa ada masalah.
Dan saya tertawa dan bilang pada diri sendiri. "Thank you , I prove myself wrong".

Apakah anda juga mengalami hal yang sama memikirkan seribu satu hal yang terjadi ketika dijalankan tidak sesulit apa yang dipikirkan?  So thank yourself and prove yourself wrong next time.

Be Kind to Yourself

Beberapa hari yang lalu ketika saya membuat materi training sempat suara pikiran saya mengatakan "Sudahlah ngapain kamu ngerjain materi itu. Santai-santai sajalah."  Seperti biasa jika hal ini terjadi saya akan mulai memikirkan hal yang buruk jika materi ini tidak selesai. Saya menggunakan Fear agar pikiran saya dan tubuh saya mau bekerja. Saya membayangkan jika tidak tepat pada deadline maka peserta akan kecewa.  Tetapi hari itu badan sepertinya sudah angkat tangan untuk ditakut-takuti melulu sebagai motivasi.  Saya membayangkan anak yg sering dipukul pada akhirnya sudah kebal dan yang ada hanya menimbulkan kebencian.

Lalu saya bertanya pada diri saya apakah tidak ada cara lain? Sempat saya masuk ke dalam bagian menilai diri sendiri dan mulai menghakimi identitas saya, "Ah kamu memang pemalas!" Karena frustrasi badan dan pikiran tidak mau diajak kerjasama untuk membuat materi. Bahkan mulai menyalahkan ini itu habis ndak ada ini ndak ada itu...  Mulai saya kembali mengingatkan diri "Hang on ini sama sekali tidak bermanfaat what can I do better?"

Teringatlah saya akan hormon dopamine yang merupakan hormon booster untuk memotivasi diri dalam bertindak. Dopamine adalah hormon yg membuat kita feel good. When you feel good you can think good hence you can act good.

Tapi darimanakah saya mendapatkan dopamine? Selama ini saya selalu menggunakan hormon norepinephrine dimana aku nakut-nakutin diri sendiri selain lama-kelamaan badanpun berontak saya sadar hal seperti ini tidak bisa berlangsung lama dan kesehatan bisa terganggu.

Okay kembali lagi ke dopamine so how can i get it?  Yang paling mudah adalah buat sesuatu yang menarik something interesting.  Interest muncul ketika kita melakukan sesuatu yg novel atau baru.  Maka saya geser meja kerjaku saya turunkan kursiku sedikit lebih rendah dari biasanya hmmm feels a bit different yang memaksa aku harus mengadjust duduk lagi dan pandangan menjadi berbeda.  Ketika sesuatu menjadi baru otak pun menjadi lebih fresh. Terus saya pikirkan apa lagi to make me feel good and safe?  Hmmmm buat AC lebih dingin biar nyaman hmmm apa lagi? Ah aku nyalakan bunyi air dari pajangan fengshui ku. Hmmm apalagi uh oh aku suka lagu jepang kuputarlah CD lagu2 jepang.  Setelah I'm kind to myself dan membuang jauh-jauh pikiran tidak mau buat materi bukan berarti pemalas tetapi ada sesuatu yang kurang badan dan pikiran mulai kembali bekerja sama.

Walhasil presentasi dan workbook pun sudah jadi.
Oh ya aku pun memberikan reward kepada diriku sendiri untuk job well done.  It doesn't have to be fancy a magnum ice cream would be okay, too.

Be kind to yourself and your body will be kind to you.

Oh ya just in case ada yang bertanya gambar apa yang saya post, itu adalah gambar struktur organik dopamine

Saving Time through Motion and Transportation

                                                  

Tidaklah bisa dipungkiri dalam hidup kita selalu berusaha untuk mendapatkan waktu lebih banyak.  Waktu lebih banyak untuk bekerja, keluarga, atau bahkan untuk sendiri.  Tetapi apakah kita sadar selama ini kita membuang waktu dengan tidak sengaja kalau dalam istilah saya , saya sebut "bocor halus" dimana waktu lewat tanpa kita sadari hari telah berlalu, bulan telah berlalu walhasil astaga sudah mau tahun baru lagi?

Tips untuk mendapatkan waktu lebih banyak hari ini kita akan fokus pada Motion (Gerakan) dan Transportation (Perpindahan).  Yang perlu dilakukan pertama adalah menentukan Waste atau sebuah tindakan yang tidak ada gunanya yang kita lakukan dalam mencapai suatu hasil/result, setelah itu kita akan merenungkan apakah yang saya lakukan bisa lebih efisien?

1. Meja Kerja, ketika kita bekerja kertas, gunting, pen , staples yang berantakan ada di dalam laci ada yang di atas meja, bahkan ada yang di atas tempat fotocopy, hal seperti ini membuat kita harus mencari dan bergerak ke kiri ke kanan untuk mengambil barang.  Letakkan semua alat tulis dan peralatannya di satu tempat sehingga anda tidak perlu bolak balik, ada yang suka meletakkan pen, staples di dalam laci perhatikan apakah hal ini membuat anda membuka laci berkali-kali dalam sehari jika iya, keluarkan beberapa yang terpenting dari laci sehingga anda tidak membuang motion untuk membuka tutup laci.

2. Lemari Pakaian, lemari pakaian saya berupa dua sisi pintu dorong, sisi kanan dan kiri jika sisi kanan dibuka maka sisi kiri akan tertutup begitu juga sebaliknya - tidak dapat membuka dua sisi bersamaan. Dulu saya akan mengambil kemeja di sisi kiri atas, lalu mengambil celana panjang di sisi kanan atas setelah itu kembali lagi ke sisi kiri bawah untuk mengambil pakaian dalam.  Untuk beberapa bulan menurutku ini adalah sesuatu yang normal saya akan memikirkan kemeja apa yang saya pakai lalu saya akan pikirkan celana yang matching dengan kemeja tersebut dan mengambil pakaian dalam sebagai bagian yang paling tidak diprioritaskan.  Yang saya tidak sadari saya telah membuang motion dengan membuka pintu sisi kiri, ke kanan, dan ke kiri lagi.  Memang kalau dihitung hanya memakan waktu 3 detik setiap kali bertindak yang berarti 6 detik dalam sehari (2X ganti pakaian)  = 180 detik sebulan = 2160 detik setahun = 30 menit setahun.  Secara tidak sengaja saya telah membuang waktus setengah jam tanpa hasil.  Melihat hal ini saya mengubah urutan pengambilan pakaian saya dimana saya akan mengambil kemeja dan pakaian dalam bersamaan karena ada di sisi kiri setelah itu baru saya mengambil celana yang matching dengan kemeja tersebut.  30 menit waktu bisa dipakai untuk berbicara dengan orang yang kita cintai yeaaaay!!

3. Hobi, saya senang melukis terutama melukis bunga, dahulu jika saya menggambar sebuah lukisan butuh waktu 5-6 jam untuk sebuah lukisan kecil, saya tidak mengerti mengapa saya selalu butuh waktu lebih lama dibandingkan pelukis lain, sampai suatu saat ketika saya diajarkan oleh seorang guru lukis.  Dia katakan warnai kelopak bunga anda dari satu sisi, jika memulai dari kiri teruskan ke kanan lakukan searah jarum jam jika anda memulai dari kanan lakukan berlawanan arah jarum jam.  Barulah kusadari selama ini aku melukis dengan menggambar asal dari satu kelopak loncat ke kelopak yang lain bahkan kadang loncat ke daun yang berakibat saya harus membilas kuas mengganti dari warna merah, kuning menjadi warna hijau daun dan kembali lagi menggambar kelopak.  Apakah anda memiliki hobi yang selama ini anda tidak sadar anda melakukan gerakan yang tidak efisien?  Tanyakan pada expert di hobi tersebut agar anda cepat menjadi master. Saya bisa melukis satu sampai dua lukisan sebulan jika dikalikan dengan waktu yang saya saving saya bisa menghemat 2-3 jam sebulannya.  36 jam/ 1,5 hari dalam setahun bisa digunakan untuk hal lain bahkan bisa digunakan untuk melukis lebih ahli lagi.

4. Dapur, tips ini diberikan dari kakakku, dengan kehidupannya di Singapura pembantu bukanlah hal yang biasa maka dia harus memikirkan bagaimana caranya memasak tanpa harus menggunakan terlalu banyak waktu dengan menghemat gerakan yang cukup memakan waktu dari mencuci alat-alat masak terutama yang bentuknya besar seperti kuali.  Maka sebelum dia memasak dia sudah memikirkan masakan apa dulu yang akan dia lakukan, dia akan memulai dengan
a. memasak sesuatu yang kuah dan tidak lengket, seperti bihun, baso kuah,
b. lalu memasak sesuatu yang ditumis dengan minyak sedikit seperti , kangkung, kailan, dengan bawang putih saja.
c. ditutup dengan memasak daging yang biasanya menggunakan saus dan bahan yang lengket , manis , seperti saus tiram, sapi lada hitam, opor ayam, rendang dan sebagainya.
Jika kita lihat kakak saya hanya mencuci kuali sekali saja, jika urutan ini diubah dari dia memasak yang lengket dulu maka dia harus mencuci kuali sebanyak tiga kali.  Model ini dia lakukan pada masakan makan malam yang berarti dia menghemat 20 detik sehari = 7300 detik setahun = 2 jam hemat dalam setahun,

5. Air minum, kantorku ada di lantai atas sedangkan dispenser air dekat dapur di lantai bawah sehingga saya harus bolak balik ketika bekerja untuk turun ke bawah untuk mengambil air. Turun naik tangga untuk mengambil air membutuhkan waktu kurang lebih 30 detik jika saya bolak balik sehari 5 kali makan 150 detik sehari terbuang untuk mengambil air ini yang disebut waktu hilang Transportasi / Perpindahan.  Maka hal yang paling mudah bisa dilakukan adalah dengan menggunakan Jug/Jar air untuk mengambil air cukup untuk 4 jam dan diisi lagi pada saau makan siang dimana saya pasti akan turun ke bawah.  10 jam hemat waktu dalam setahun hanya dengan mengisi sebuah Jar air saja sebelum memulai bekerja.

Beberapa contoh di atas hanya untuk memberikan inspirasi anda untuk menghemat waktu.  Saya berharap tips ini bisa membuat anda menggunakan waktu lebih efisien dan bisa menggunakannya lebih baik dalam bekerja, keluarga dan kehidupan anda sendiri.

Semoga bermanfaat!
Salam dari Productivity Guru.

Procrastination - Another Time Waster

Mengundur-ngundur sesuatu yang harus dikerjakan adalah salah satu pemakan waktu terbesar dalam kehidupan dan lebih parahnya tidak hanya kita tetapi orang di sekitar kita.  Contoh yang gampang sudah sampai rumah masih belum mau mandi, yang ada Ibu , Istri atau Suami (biasanya sih yang cewek) akan bilang "Ayo itu mandi!"  tetep ajah masih blom juga dijalan-jalanin, yang terjadi nggak cuman ngabisin waktu dia, pembicaraan-pembicaraan berkualitas pun menjadi berkurang waktunya karena pembicaraan yang ada di rumah adalah saling sibuk mengingatkan apa yang harus dikerjakan.  Kalau di artikel sebelumnya sudah diterangkan bahwa jika sudah ada ritual lakukanlah, jadi kalau sudah pulang kantor ada yang makan malam, ada yang mandi dulu terserah kebiasaan tapi buatlah itu menjadi ritual, kalau tidak ada yang tahu ritual anda, anda akan berada di kondisi diingatkan mulu "Ayo, mandi!" (nggak enak kan diingatkan terus apalagi kalau udah pada gede-gede).

Jadi bagaimana cara kita menghindari keinginan mengundur-undurkan sesuatu?
1. Tip pertama buat ritual jika saya melakukan ini maka berikutnya saya lakukan ini.  Saya sampe rumah taruh sepatu naik ke atas langsung mandi misalnya.
2. Tip kedua buatlah indikator, contoh yang terjadi di jaman dulu sebelum mengganti sikat gigi seseorang akan pake terus sampe suatu saat gusinya berdarah baru sikat giginya dibuang, padahal sebelum gusi berdarah sudah bisa membeli sikat gigi yang baru.  Ini adalah salah satu indikator yang sayangnya negatif untungnya sekarang sudah ada indikator pada sikat gigi kita jika birunya mulai memudar artinya saatnya untuk membeli sikat gigi baru.  Hal ini bisa diaplikasikan pada pekerjaan rumah tangga, contoh jika kita mencolek jari kita di atas meja makan sudah ada debu berarti saatnya untuk dilap, atau jika anda berjalan di rumah kaki anda berasa sudah berdebu (lantai keramik tidak terasa kesat lagi) saatnya untuk mengepel.
Jadi apakah anda sudah menaruh indikator pada hal-hal yang ada malas lakukan atau suka diundur-undur.  Pada waktu saya masih bekerja di luar negeri cucian harus dilakukan sendiri saya tidak suka namanya "doing laundry", harus bawa mobil ke tempat laundry umum duduk sambil baca buku tapi ya apa boleh buat harus dilakukan, jadi apa indikator saya, celana dalam jika udah tinggal 2 pasang itu udah saatnya pergi ke tempat laundry kalau tidak ya tahu sendiri akibatnya dingin-dingin di musim dingin.
3.  Tip ketiga buatlah deadline, jangan buat deadline untuk diri sendiri karena itu selalu bisa kita undur tapi buatlah untuk orang lain.  Contoh teman saya dia selalu mengundang ke apartemennya setiap bulannya minimal sekali bahkan terkadang 2 kali dalam sebulan.  Saya tanya kenapa kamu suka ngundang orang ke apartemenmu?  Oh itu untuk bikin deadline sama diri sendiri jika ada tamu datang tentunya saya akan membersihkan apartement saya biar presentable untuk tamu bisa duduk dan tidak bersin-bersin.  Hahaha brilliant idea jadi kalau anda ingin melakukan sesuatu buatlah deadline tersebut dengan minimal satu orang.  Contoh lain terkadang saya malas mau bikin materi untuk bahan training saya, (saya maunya ngasih trainingnya ajah), tapi begitu proposal sudah masuk dan tanggal untuk training sudah ada, saya sudah berjanji dengan client saya, mau tidak mau saya akan mengerjakan yang terbaik.
4.  Tip keempat dicicil, pecahkan menjadi bagian yang bisa dikerjakan sekarang.
Ini mengingatkan seseorang yang memecahkan guiness book of record memakan pesawat, yang dia lakukan adalah dia memakan sedikit demi sedikit, dari skrupnya, bautnya, dan lempengan dipotong kecil-kecil.  Yang membuat orang mengundur-ngundur karena melihat aaah terlalu besar untuk dikerjakan apalagi diselesaikan.
5. Tip kelima Kerjakan dulu koreksi nanti, jika anda ingin mengerjakan sesuatu dan pada saat yang bersamaan mengkoreksi setiap tahapannya saya yakin tidak akan pernah selesai, tidak ada pekerjaan yang 100% sempurna, kerjakan dulu sampai jadi lalu dikoreksi setelahnya itu sebabnya ada editor, kita tidak bisa menulis dan mengedit tulisan kita bersamaan yang ada kagak jalan-jalan.

Semoga tip ini membantu untuk mereka yang masih suka mengundur-ngundur waktu.

Prioritize Priority - Saving your Time and Brain

Mendengar kalimat ini mungkin anda akan bingung sejenak kok prioritas harus diprioritaskan.  Ini menerangkan bahwa kemampuan kita berpikir mengenai planning dan priority ada limitnya di otak kita.  Jika kita sibuk planning dan memprioritaskan tanpa benar-benar melakukan action yang solid yang terjadi otak akan menjadi sangat lelah tetapi output yang dihasilkan akan sangat sedikit.  Pada saatnya mau action kapasitas otak untuk bertindak sudah turun drastis bahkan berhitung pun sudah sulit.

Saya akan memberikan contoh, dalam mengerjakan pekerjaan rumah tangga dari vakum, ngepel, cuci piring, siram tanaman, bersihkan jendela, bersihkan pintu.  Jika kita sibuk memprioritaskan pekerjaan kita maka kita akan melihat yang mana harus saya kerjakan dulu, jika itu sudah dilakukan "STOP!" dan kerjakan sesuai dengan urutan dibuat, secara sadar maupun tidak  terkadang kita bermain di otak kita apakah setelah ini saya baru mengerjakan yang itu?  Mengubah-ubah urutan pekerjaan akan menyebabkan otak melakukan re-planning jika ini dilakukan setiap menitnya akan menghabiskan brain power dengan percuma.

Tips pertama dalam memprioritaskan pekerjaan selalu cari pekerjaan prerequisite yang mana dulu, contoh vakum/menyapu itu selalu di depan ngepel,  cuci piring itu selalu setelah sarapan, makan siang atau makan malam, siram tanaman dilakukan biasanya pagi hari sebelum tanaman berfotosintesis di siang hari, bersihkan jendela bisa kapan saja diharapkan sebelum malam hari agar debu bisa terlihat jelas diterang matahari, bersihkan pintu bisa malam hari karena cukup dengan penerangan lampu di dalam rumah.

Maka kita bisa bikin urutan seperti berikut
Vakum/Nyapu, Ngepel, Siram Tanaman, Bersihkan Jendela , Cuci Piring. Bersihkan Pintu

Kaji ulang urutan kerja tersebut apakah ini udah sempurna apakah sudah memenuhi prerequisite setelah pekerjaan sebelumnya apakah tidak mengganggu pekerjaan sebelumnya, contoh jika anda mengepel sebelum vakum anda akan mengalami dua kali lipat kerja karena debu dan rambut masih berkeliaran.  Tip kedua lakukan bersamaan jika tugas mirip, contoh apakah semua urutan ini paling cocok dalam artian anda tidak harus naik turun terlalu banyak membersihkan jendela dan pintu lantai atas dan bawah, apakah bisa digabungkan?

Sekarang urutan menjadi
Vakum/Nyapu, Ngepel, Siram Tanaman, Bersihkan Jendela dan Pintu, Cuci Piring.

Mengapa cuci piring terakhir?  Karena belum ada piring kotor di pagi hari tentunya.

Setelah mengkaji ulang test di lapangan nah disinilah yang Tip ketiga mengenai prioritas cara memprioritaskan pekerjaan, karena semua pekerjaan tersebut harus dilakukan tidaklah perlu untuk memprioritaskan kalau saya ndak bisa ini saya kerjakan yang itu, ini hanya "alasan" untuk tidak mengerjakan 100% dari tugas yang sudah diberikan.  Jika planning sudah ada lakukan dengan urutan yang benar secepat kilat.  Ketika kita bekerja tanpa mikir lagi atau menanyakan diri apa mending begini mending begitu kita akan bekerja jauh lebih cepat dan otak kita tidak cepat lelah karena terlalu banyak memikirkan apakah setelah ini harus yang mana ya, apakah ada pekerjaan yang bisa saya lewatkan ya?  Pengambilan keputusan untuk hal-hal kecil seperti ini menghabiskan energi otak.  Selain itu melakukan pekerjaan yang terus menerus dimana kita mengalami "self-talk" membuat pekerjaan melambat dan kualitas yang lebih rendah.

Tip keempat jadikanlah sebuah kebiasaan/ritual jika anda sudah bikin mata rantainya anda akan sadar setelah pekerjaan ini saya akan mengerjakan apa, tanpa harus berpikir dan memprioritaskan. Otak kita khususnya bagian "prefrontal cortex" adalah bagian yang valuable jangan digunakan terus menerus untuk melakukan tugas repetitive biarkan "bangsal ganglia" yang take over the pattern of our movement/task.

Ketika anda sudah buat ritual anda akan ingat urutannya, tetapi bagaimana jika ini adalah kebiasaan baru?  Gampang kita bisa bikin mata rantainya, pagi- pagi bangun pasti injak lantai,  langsung ingat okay vakum dan ngepel, setelah itu buka pintu rumah melihat taman saatnya menyiram tanaman ketika selesai balik ke dalam rumah pintu ditutup saatnya bersihkan pintu dan jendela lantai bawah dan atas, setelah itu Cuci Piring dilakukan nanti setelah sarapan, makan siang atau makan malam (kalau piringnya sedikit lakukan batch sekali saja di malam hari).

Hal ini juga bisa dilakukan di dalam dunia kerja kantoran, apakah anda sudah mengurutkan dengan benar tugas-tugas repetitive anda?  Atau anda constantly battle untuk memprioritaskan prioritas anda yang akhirnya dengan dalih-dalih pareto anda hanya kerja 20% kerjaan anda yang sisanya masuk di bawah karpet?  Karena 80% waktu habis khawatir atau sibuk bertanya setelah ini saya harus apa ya?  Apakah pertama kali kita masuk kantor yang kita lakukan langsung baca email akhirnya semua yang lain dilupakan?  (Mengenai urutan kerja kantor kita bahas di artikel terpisah hari ini kita menerangkan konsep untuk membuat urutan ritual dalam bekerja secara umum dengan contoh sederhana).

Semoga tips ini membantu anda bekerja lebih efisien.

Be a better communicator

Beberapa hari yang lalu kami merayakan ulang tahun salah satu teman kami.  Seperti biasa kami berbicara mengenai pekerjaan (kadang sedih juga udah hari ultah orang kok masih membahas mengenai kerjaan kantor) tapi ya memang kami berempat berasal dari perusahaan yang sama jadi banyak hal yang bisa dibahas.  Tip komunikasi pertama carilah kesamaan untuk dapat berbicara kenalilah dunia orang yang akan kita ajak bicara.

Seperti biasa kita mulai berbicara mengapa tidak begini mengapa tidak begitu karena kami berasal dari departemen yang berbeda.  Pada intinya kami membicarakan "Price Sensitive atau tidaknya sebuah produk dan apa yang bisa dilakukan untuk menghindari Price War".  Pembicaraan sempat melenceng kemana-mana maksudnya memberikan metaphor biar yang lain bisa mengerti tetapi malah jadi muter-muter hehehehe.  Tip komunikasi kedua dalam melakukan komunikasi diperlukan metaphor atau perumpamaan yang tepat untuk menjembatani sebuah konsep, tetapi jika perumpamaan anda tidak dimengerti juga anda tidak hanya merusak konsep anda, pembicaraan jadi melenceng.

Pada dasarnya customer ada yang berbelanja karena Price, Prestige atau Relationship.  Satu teman kami menerangkan dari sisi model dunianya dimana segala sesuatu pada akhirnya ditentukan dari Price.  Istriku dan satu teman kami melihat dari sisi model dunia dimana jika service yang diberikan  memberikan kepuasaan kepada customer dan customer suka menggunakannya atas nama Prestige mereka tidak price sensitive lagi contohnya seperti tas-tas bermerk yang harganya puluhan juta , customer tidak menawar untuk membeli barang tersebut.  Jelas dari pembicaraan ini menunjukkan mereka berdiri di dunia masing-masing.  Tidak hanya itu saya menambah satu model dunia lagi dimana saya menerangkan customer yang walaupun sudah memiliki kuota persentase volume yang harus dikirimkan berdasarkan kontrak yang ada terkadang bisa berubah jika kita memiliki relationship yang baik tentunya dengan memberikan service yang konsisten sehingga customer tidak melihat Prestige atau Price tetapi melihat Relationship.
Tips komunikasi ketiga : Pandailah melihat jika pembicaraan menyebabkan sudah sampai tiga model dunia usahakan perkecil dan pada akhirnya berbicaralah di dalam satu dunia bersama.  Jika semuanya bertahan pada dunia masing-masing percaya deh pembicaraan tidak akan kemana-mana karena semua bertahan dengan posisi masing-masing dan tidak ada solusi yang ditemukan yang ada hanya alasan mengapa begini dan mengapa begitu.

Dan tip keempat untuk komunikasi yang saya pelajari di NLP adalah presupposition "Janganlah fokus pada benar atau salah tetapi yang bermanfaat".  (Tolong ya ini hanya untuk komunikasi jangan dicampurkan dengan tindakan benar atau salah, penulis juga sempat bingung pertama kali mengerti kalimat ini ada bagian yang disebut dengan ekologi untuk menyeimbangkan kalimat ini untuk sekarang kita ndak bahas bagian itu dulu).
Dengan mengerti bahwa tidak adanya absolute truth dalam komunikasi setiap orang memiliki kebenarannya masing-masing berdasarkan model dunianya, reference masa lalunya, kepercayaannya kita harus mampu melihat jika pembicaraan anda sebetulnya hanya untuk mendapatkan benar atau salah, atau anda sebetulnya berusaha mencari sebuah solusi.

Seorang komunikator handal tidak akan menjawab semua kalimat yang salah dari partner bicara kita karena salah benar tidaklah fokus dari pembicaraan yang terpenting adalah kedua pembicara sebelum memulai berbicara sudah mengerti kemana arah komunikasi dan tujuannya.  Jika dalam pembicaraan santai dalam ulang tahun salah satu manfaat komunikasi adalah mempererat hubungan persahabatan kita.  Jadi tentunya dalam berbicara jangan terlalu fokus pada benar atau salahnya pembicaraan menurut kita tetapi fokuslah pada apa sih yang ingin diceritakan oleh partner kita dunia seperti apa yang dia gambarkan, barulah kita membicarakan dunia kita.  Dengan menerima model dunia orang lain, kita mampu membagikan model dunia kita dan pada akhirnya persahabatan menjadi lebih erat sesuai dengan tujuan bermanfaat tadi.

Semoga tips berkomunikasi 1-4 tadi bermanfaat untuk anda.

Miracle

Beberapa minggu yang lalu saya berbicara dengan teman saya, mengenai iman.  Menurutku para umat jaman dulu lebih mudah memiliki iman karena begitu banyak mukjizat terjadi dari laut terbelah, air menjadi anggur, macan yang tiba2 tidak lapar lagi dan banyak lagi.  Bagaimana dengan manusia jaman sekarang terus terang tidaklah mudah mencari pohon berapi tetapi tidak terbakar.  Temanku bilang ya kalau aku punya iman karena di saat aku tidak mempercayai diriku pacarku yg kini menjadi suamiku percaya dan mau mencintai aku dan menurutnya itu mukjizat dia.  Pada saat itu aku berpikir betapa hebatnya manusia2 yg tidak menerima tanda-tanda tetapi percaya mereka mendapat iman dari mana? Lalu saya berpikir apa benar dalam hidupku tidak ada mukjizat?  Pada saat berpikir perlahan-lahan aku menarik nafas masuk ke dalam paru-paruku. Dan aku tersenyum mukjizat itu selama ini ada di dalam diri kita masing-masing.  Kenyataannya darah kita mengalir membawa oksigen yang
diproses dari paru-paru kita sudah membuktikan lebih dari cukup kalau kita ada yg memiliki dan ada yg mencintai. Jika mukjizat datang dalam bentuk yg begitu lembut di jaman sekarang ini, kepekaan lah yg kita butuhkan untuk menjawabnya dengan iman kita.  Iman yg tidak pernah mati karena mukjizat yg selalu ada di sisi kita.

Perbuatan + Percaya + Pasrah = Iman

Another useful Stationery: Post-it Flags

Pertama kali saya melihat produk ini saya langsung jatuh cinta.  Begitu banyak potensi yang bisa digunakan dari alat satu ini untuk menghemat waktu.

Beberapa contoh yang sering dilakukan menggunakan Post-it Flags

1.  Sebagai page separator/index pada buku-buku text book jadi anda tidak perlu bolak balik mencari-cari halaman anda cukup membolak balik tempat yang perlu dilakukan.  Tetapi sayangnya ini biasanya hanya waktu kuliah saja dilakukan.  Setelah kita pindah ke kehidupan kantor jarang saya melihat ada yang masih menggunakan ini untuk dokumen-dokumen hardcopy mereka seperti handbook, SOP, kontrak, Training Handout dll.

2.  Sebagai tracker progress ketika kita membaca buku.  Dengan menggunakan pemisah halaman buku yang sering terjadi bisa terjatuh dari buku, lepas pada saat membaca, dan harus dipegangin.  Dengan menggunakan Flag anda cukup meletakkan satu dan digunakan selama membaca buku.  Tidak dipungkiri banyak yang tidak mampu menyelesaikan membaca buku di era teknologi sekarang ini banyak gangguan tetapi saya yakin jika meluangkan 15 menit setiap kali kita membaca satu buku kita akan mendapatkan faedahnya juga.

3. Sebagai paragraph separator dengan menggunakan post flag kita bisa menempelkan tepat pada paragraph yang kita terakhir baca.

Dengan menggunakan Post-it Flag anda cukup meletakkan di tempat terakhir anda membaca lalu anda melanjutkan membaca halaman-halaman berikutnya jika tiba-tiba terjadi interupsi anda cukup mengambil Post-it Flag dari tempat sebelumnya dan letakkan di tempat yang baru dengan demikian anda akan melihat progress halaman yang terjadi bahkan jika anda hanya membaca 3 menit saja.
Atau
Cabut Post-it Flag tempel di bagian sampul buku dan baca terus buku anda jika tiba-tiba terjadi interupsi dan anda harus melakukan sesuatu cabut Post-it Flag dari sampul buku pasang di halaman terakhir anda membaca.

Sayangnya ini juga sering tidak terlihat di dunia kantoran, sebetulnya membaca SOP bukanlah hal yang mudah, gunakan Post-It Flag untuk menandai sampai dimana anda membaca jadi kalau boss tiba-tiba manggil kita, kita tahu dimana kita harus meneruskan membaca.  Membaca SOP berulang-ulang tidaklah menambah Value.  Bedakan antara membaca untuk mengerti dan baca untuk menghafal di kantor most of the time semuanya open book basis kok.

Hal yang sama juga terjadi ketika membaca kontrak atau legal dokumen dengan menggunakan Post-it Flag anda bisa menandai sampai ke paragraf atau pasal mana di dokumen tersebut jadi anda tidak perlu baca dari halaman teratas lagi.  Percaya deh kalau baca legal dokumen biar cuman barang setengah halaman kalau dibaca dua kali waktu yang terbuang sangat banyak.

Kelebihan lain menggunakan Post-it Flag dalam membaca buku anda bisa membaca dua, tiga buku secara simultan karena semua buku memiliki Post-it Flag masing-masing.

Jadi kalau lagi baca-baca buku mampirlah ke bagian stationery anda akan kagum dengan berbagai inovasi yang membantu penghematan waktu.

Know your stationery - It can save you a lot of time

Ketika kita masuk kantor sering kita diberikan induksi mengenai departemen , org chart dsbnya.  Tapi satu hal yang sering dilupakan adalah kegunaan alat-alat kantor yang ada.  Terus terang pertama kali saya masuk kantor, saya tidak tahu apa itu gunanya Three Trays yang saya tahu semua orang punya satu di atas mejanya tapi untuk apa ya?  Tidak ada pola yang jelas, ada yang taruh dokumen2 terkininya, ada yang taruh employee handbook, bahkan ada yang kosong?  Ada yang punya dua lagi.  Makhluk misterius apa ini Three Trays?

Tips menggunakan Three Trays (the how)

Level paling atas gunakan sebagai tempat IN , segala pekerjaan yang baru masuk dan belum dikerjakan diletakkan disini, seperti surat, pembayaran, dokumen yang perlu ditanda-tangani, dokumen yang perlu dibaca dan sebagainya.

Level kedua digunakan untuk Pending task, ini berarti kita sudah menyelesaikan bagian kita tetapi masih memerlukan data dari orang lain (bukan tempat untuk menunda-nunda pekerjaan).

Level paling bawah digunakan untuk OUT, segala pekerjaan yang sudah selesai ditaruh disini siap untuk diambil atau diserahkan ke orang lain.  Jika langsung diarsipkan keluarkan dari tray OUT dan masukkan ke file arsip anda.


Mengapa hal seperti ini bisa membantu anda bekerja lebih efisien? (the why)

Dengan menggunakan IN tray saja anda menghemat menunda pekerjaan dengan bolak balik melihat pekerjaan yang sama tanpa mengerjakan apa-apa, contoh jika anda harus apply visa ke luar negeri passport ditaruh di atas meja, sambil kerja anda teringat anda lihat pasportnya anda pegang-pegang anda pikir ah formulirnya banyak nanti ajah, anda taruh lagi, beberapa saat kemudian anda lihat lagi.  Rata-rata manusia melakukan non-added value task seperti ini sebanyak 5 - 6 kali terbayang waktu terbuang percuma.  Dengan menggunakan IN Tray anda meyakinkan diri jika saya melihat IN Tray saya berarti akan saya kerjakan sampai tuntas dan hanya ada dua jalan ke Pending Tray atau ke OUT Tray.

Dengan menggunakan Pending Tray kita tetap bisa mengerjakan bagian kita di IN tray tanpa harus berhenti menunggu data dari orang lain setelah bagian kita sudah selesai cukup letakkan di Pending Tray sehingga kita tidak perlu terus menerus mengingat dan menunggu pekerjaan tersebut.  Jika tidak ada Pending Tray yang terjadi anda sedang bekerja topik yang lain setelah beberapa menit anda teringat "Eh kerjaan yang satu lagi si X blom kasih gue datanya"  setelah itu anda kerja dokumen yang lain anda masih memikirkan kapan si X kasih datanya udah siang nih udah mau deadline, akhirnya anda menciptakan beban otak untuk mengingat dan bekerja untuk dokumen2 yang lain.  Jika anda punya satu si X yang lama ngasih data, jika anda punya X, Y, Z - Otak anda mulai-mulai OVERLOAD.
Dengan menggunakan pending tray, anda bisa bekerja dengan konsentrasi penuh karena anda akan mereview ulang Pending tray anda sebelum anda pulang kantor dan mengirim reminder keras untuk para pelaku yang lambat menyerahkan data (di topik ini saya memberikan contoh yang gampang dimana deadline satu hari semua) yang sudah advance nanti kita belajar tickler system dan reminder di outlook untuk deadline bervariasi.

Dengan menggunakan OUT Tray, hmmm... ini untuk para narsis sama pekerjaan sendiri atau mengganggap pekerjaannya master piece atau untuk para pekerja yang khawatiran kalau kerjanya kurang sempurna.  Jika anda tidak punya OUT Tray anda akan membaca dokumen yang sudah anda selesaikan 2 sampai 3 kali hanya ingin melihat hebatnya anda sudah mengerjakan pekerjaan tersebut (it feels good, doesn't it?)  tolong narsis sama pekerjaan sendiri does not add value.  Ada juga yang tipe khawatir pekerjaannya kurang okay dibaca lagi dan dibaca lagi ini juga does not add value.  Sebelum anda memasukkan pekerjaan ke OUT Tray do all you can with all your heart and head, setelah itu letakkan di OUT Tray dan jangan pernah dipegang lagi tugas tersebut sudah selesai tinggal tunggu diberikan ke orang lain atau kalau sudah beres langsung diarsipkan saja.

Semoga membantu gunakan waktumu dengan bijaksana banyak sekali alat-alat kantor yang membantu pekerjaan kita lebih cepat dan efisien.  Saya akan bahas alat-alat kantor lainnya di blog berikutnya.

How to Feel Good

Minggu lalu kita bicara mengenai Why or the need to feel good.
Mari kita bicarakan salah satu cara untuk feel good "the how"

Saya mulai dengan cerita anak kecil yang ingin naik komedi putar.  Karena uangnya tidak cukup dia harus mengumpulkan uang sedikit demi sedikit.  Setiap kali iya memasukkan uang ke dalam celengan terbersit kesenangan dan wajah dia yang bahagia ketika naik di atas komedi putar, hari demi hari dia tersenyum ketika memasukkan uang ke dalam celengan, dia tidak komplen uang jajannya tidak bisa dipake untuk beli makanan atau beli minuman dingin di panas terik matahari, karena setiap kali panas terik datang menghadang, dia tidak merasakannya karena dia membayangkan uang yang akan dia masukkan ke dalam celengan dan uang itu akan dibelikan tiket untuk naik komedi putar.  Setiap hari tiada henti iya tersenyum membayangkan saatnya datang.

Setelah beberapa minggu berlalu akhirnya uang pun dirasakan sudah cukup, dikeluarkan semua uang dari celengan dan sambil menghitung uang yang ada dia tidak mampu menahan senyuman di pipinya dari telinga kiri sampai ke telinga kanan lebar senyumnya.  Uang terkumpul lalu berangkatlah sang anak ke tempat hiburan, ditukarkan uang hasil jerih payahnya dengan sebuah tiket naik komedi putar.

Antrian yang cukup panjang membuat sang anak menanti setengah jam lebih tapi iya tidak komplen tidak merasa kakinya pegal berdiri, dia tersenyum dan membayangkan betapa bahagianya dia berada di atas komedi putar.  Wahooooo!  Sepertinya mau meledak berteriak-teriak mengenai kebahagiaannya.

Setelah lama menanti giliran sang anak naik komedi putar, dia duduk dan senang sambil menikmati wahana tersebut pada menit pertama namun Alas!  Pikirannya terganggu tiba-tiba kekhawatiran muncul, waduh komedi putar ini berputar berapa lama ya?  Berapa menit lagi sisanya, waduh gimana nih kalau ini berakhir?  Apa yang harus saya lakukan?  Masa saya mesti nabung lagi?  Bertubi-tubi self talk terjadi, pelana kuda putar, suara hingar bingar dari komedi putar, senyum dari sesama penumbang serasa hilang dari perhatian sang anak.  Tahu-tahu komedi putar sudah selesai karena sang anak "hang" overload with information selama permainan.  Dia menangis sedih turun dari komedi putar.

Apakah yang bisa kita pelajari dari cerita ini?

How do we actually feel good berhubungan dengan bagaimana cara otak kita bekerja meminjam research 2007 "Mindfulness meditation reveals distinct neural modes of self reference" by Norma Farb.

Otak kita memiliki 2 sirkuit dalam merasakan dunia ini,
1. narrative/default circuitry dimana dalam cerita ini terjadi pada sang anak ketika dia memikirkan planning menabung dan fokus sehingga panas terik matahari tidak terasakan karena dia konsentrasi untuk mencapai yang diinginkan.  Pada saat antri dia tidak merasa pegal karena sibuk memikirkan naik di atas komedi putar, dan dilakukan lagi oleh sang anak ketika dia berada di atas komedi putar dia sibuk memikirkan apa yang terjadi setelah ini.  Intinya adalah memikirkan diri kita atau orang lain dan biasanya ke masa depan, masa lalu.
2. direct circuitry dimana dalam cerita ini terjadi hanya sebentar saja yaitu pada saat pertama sang anak naik di komedi putar sebelum tiba-tiba sang anak terganggu dengan kekhawatiran akan berakhirnya permainan tersebut.  Sirkuit ini adalah sirkuit "NOW" merasakan hangatnya makanan yang dihidangkan, merasakan sejuknya udara dingin di pagi hari, mendengarkan musik indah dan ikut berdayu bersamanya.  Ketika kita cuci piring kita merasakan tangan kita bersentuhan dengan piring , air dan sabun ini adalah direct circuitry, narrative circuitry adalah "aduh cucian masih banyak, anak-anak udah mau pulang, makanan belum siap bla bla bla..." (planning) sampai sudah tidak merasakan dinginnya air cucian lagi.

Jadi how to feel good yang mudah adalah
Ketika kita merasakan sesuatu sungguh menyakitkan (going to dentist)  gunakanlah narrative circuitry anda rencanakan habis ini mau kemana atau beli apa dsbnya overload otak anda untuk menghilangkan rasa sakit yang ada.  Temanku seorang ginekolog dia akan bertanya pada pasiennya kemarin jalan-jalan kemana Bu?  untuk membangkitkan narrative circuitrynya sebelum dia going down under.

Ketika kita merasakan sesuatu yang menyenangkan enjoy the moment, misalnya duduk di pegunungan rasakan sejuknya udara , hirup bersihnya udara tersebut memenuhi paru-paru anda.  Disinilah direct circuitry terjadi.  Janganlah anda sibuk baca BB di atas gunung yang indah karena anda akan membangkitkan narrative circuitry anda.

Semoga membantu, salah satu tips How to feel good.

Feel Good First Before you Care

Sebagai seorang customer service dituntut berbagai kemampuan dari mampu mendengarkan, memberikan solusi, memikirkan risiko, menjaga kesopanan, menggunakan emosi dengan tepat, upselling, mengenal customer dan banyak lagi yang lainnya.

Sebelum semua itu bisa terjadi apakah yang harus dimiliki seorang Customer Care?

Jawabnya adalah “Feel good” yup untuk dapat menularkan perasaan nikmat seorang customer care harus mampu untuk menyenangkan dirinya terlebih dahulu.  Jika anda tidak enjoy  melayani customer anda bagaimana perasaan tersebut menular ke orang lain. 

Mengingatkan kita pada frekuensi dan resonansi yang kita pelajari waktu SMP dulu, dimana satu gitar dipetik gitar yang lain akan ikut berbunyi.  Atau yang paling mudah jika kita menguap “huaaaaamph” teman kita juga ikut menguap.

Jadi jika anda menginginkan perasaan menyenangkan kepada pelanggan anda, sudahkah anda “feel good” terlebih dahulu.  Lupakan semua ilmu komunikasi, pengetahuan mengenai customer, pengetahuan mengenai produk “if you feel like cr** (forgive the language)” karena customer anda akan tahu.

Tentu ada yang menjawab tapi kan situasi saya tidak mendukung ini dan lain sebagainya, jadi gunakan feel cr** sebagai alarm untuk bertindak.  Jika perasaan dan pikiran sudah tidak mendukung untuk feel good maka lakukan sesuatu dalam perkataan dan perbuatan (kita bicarakan mengenai “how” di blog berikutnya) untuk sekarang sadari bahwa “feeling good or cr** is a choice”

Semoga tips ini menjawab “the why” seorang customer care has to feel good, first!

Finding lost items - what a waste of time.

Angka ini mungkin akan mencengangkan anda dalam keseharian kerja kita di kantor rata-rata kita kehilangan 6 minggu yup 1 bulan setengah dari waktu kerja kita lebih banyak dari waktu cuti kita untuk mencari barang yang hilang.

Baik barang yang hilang seperti staples, pensil, pen, buku, arsip, file, bahkan kacamata di atas kepalapun bisa dicari-cari...

Untuk kali ini saya membahas satu tips saja terutama untuk mereka yang bekerja banyak di rumah, home virtua office atau online-shopping.  Karena sering barang-barang yang berhubungan dengan pekerjaan ada di kamar tidur, di sofa, di dapur dsbnya.

Ketika kita men-juggle begitu banyak pekerjaan pada saat bersamaan tentu ada saja bola yang jatuh atau barang yang hilang tadi.  Tentunya yang terpenting adalah jangan sampe barang itu hilang terlebih dahulu. Hari ini kita membahas bagaimana jika barang sudah hilang?  Jawabnya ya dicarilah hehehe... tentu dicari dengan cara yang pintar yaitu dengan membiasakan diri untuk meng "karantina" kan barang-barang anda.

Caranya?

1. Setiap barang mempunya fungsi dan keberadaannya masing-masing, tataplah barang-barang anda dan tentukan dimana mereka seharusnya berada.
Contoh : Jika anda menatap sendok anda tahu ini hanya boleh di dapur dan di ruang makan.
             Jika anda menatap dokumen proposal anda, ini hanya boleh di ruang kerja saya (jika yang tidak punya ruang kerja khusus taruhlah di satu meja kerja khusus untuk pekerjaan anda.)
2.  Apakah anda bekerja sendiri atau dengan pasangan anda, bukan tidak mungkin satu sama lain saling bertanya "Bukannya kamu yang ambil ya?"  Jadi buatlah persetujuan barang yang sudah di karantina jangan pernah keluar dari tempat tersebut, memang benar kata orangtua
"Kalau pake barang balikin ke tempatnya!"  Buatlah list sederhana barang-barang tersebut jika perlu.  Anak-anak dilatih sejak dini "Tidy up, everybody tidy up".
3.  Sigap jika melihat barang yang berada di luar tempatnya kembalikan ke ruangannya.  Kalau liat ada centongdi meja belajar  (kok bisa?) balikin ke dapur.

Mulailah dengan yang kecil dulu seperti menaruh kunci apakah anda meletakkan kunci di tempat yang sama selalu setelah pulang rumah?

Semoga tips sederhana ini membantu, praktek-kan dalam 21 hari dan rasakan bedanya.

small to BIG

Sambil menikmati sarapan pagi oatmeal, saya memandang dekat ke halaman belakang rumah saya (mau bilang memandang jauh halamannya cuman 30 cm...).  Sambil melihat tumbuhan paku liar yang tumbuh tanpa disirami.  Dari tumbuhan Paku tersebut terbersit pesan yang selama ini ada di kepala saya.  Saya berpikir trainer dan konsultan yang masih kecil seperti saya bagaimana bersaing dengan konsultan-konsultan besar yang sudah establish puluhan tahun bahkan banyak yang sebelum saya lahir.  Tumbuhan Paku yang ada tampak besar-besar tetapi di sebelah kiri kanannya tumbuh Paku-paku yang masih kecil.  Walaupun besar semuanya dimulai dari serbuk spora.

Ini mengingatkan salah satu teman saya yang membuka travel agent dengan dua orang karyawan yaitu dia dan istrinya, yang kurang lebih tour leader sang suami dan admin sang istri.  Sekarang travel agentnya sudah besar dan dia berkata "Tidak perlu takut semua mulainya dari kecil, kamu pas lahir nggak langsung besar kan?"  Saya tertawa mendengar kata-kata itu karena "limiting belief" yang ada di kepala saya itu hanyalah sebuah kekhawatiran belaka.  

Begitu banyak pesan-pesan dari sekitar, dari orang-orang yang mulai usaha dari kecil , bahkan tumbuhan pun memberikan pesan.  Dan sejarahpun menceritakan bagaimana Daud mampu mengalahkan Goliath.  

Jadi khawatir apalagi, saya pikir...

PS:  Sebentar lagi Tumbuhan Paku akan saya upgrade jadi Tanaman Paku karena pesannya yang bijaksana heheheh...

Terlampir foto taman di belakang rumahku.

An owner attitude

Beberapa minggu yang lalu saya berbelanja alat-alat tulis dan papan whiteboard, seperti biasa untuk mendapatkan harga kompetitif berbelanjalah saya di daerah ITC Mangga Dua.  Setelah membeli seluruh alat-alat tulis, saya masih memikirkan untuk membeli satu papan whiteboard dan kertas flipchart.  Sang penjual dengan lucunya tidak mau berusaha untuk mengambilkan barang contohnya.  Saya sebagai pembeli tentunya tidak mau membeli barang yang saya belum liat bentuknya seperti apa, apalagi ada dua pilihan yang kakinya bisa dinaik turunkan dan kakinya mati.

Sang penjual malah memberikan ultimatum , kalau udah pasti beli baru saya ambilkan di gudang, gudangnya jauh.  Walaupun sang penjual berusaha memberikan alasan gudangnya jauh ini bukanlah alasan yang dibutuhkan seorang customer.  Seorang penjual harus selalu menggunakan kata-kata yang merujuk ke "kesejahteraan" pelanggan. Customer focused.  Walaupun saya tidak setiap hari ke mangga dua saya sudah hampir mengurungkan niat membeli papan whiteboard tersebut.  Sang penjual juga mungkin merasa saya sudah membeli banyak tidak perlulah untuk untung lebih banyak lagi (Baca : Salah besar!)  sebagai penjual kita tidak pernah tahu batas yang dimiliki pembeli jika usaha kita sudah maksimal dan customer sudah bilang tidak itu pun masih ada peluang untuk upselling.

Ketika saya hendak meninggalkan toko, seorang laki-laki dari toko tersebut langsung menyapa saya menanyakan kebutuhan saya dan kekhawatiran saya.  (Setiap transaksi memiliki faktor kekhawatiran yang umumnya sekitar apakah produk ini sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai dengan harga yang benar).  Saya katakan "Saya mau membeli papan whiteboard flipchart (kebutuhan) dan saya ingin melihat barangnya (keinginan) takutnya tidak sesuai dengan keinginan saya (kekhawatiran).  Ternyata laki-laki ini adalah penjual senior di toko tersebut dan terlihat dia memiliki ownership seperti layaknya seorang owner dan dia fokus terhadap kebutuhan customer bukan kebutuhan dia sebagai penjual.

Kita sebut saja Sang Penjual II, setelah dia mengetahui apa kebutuhan, keinginan dan kekhawatiran saya, dia memberikan solusi.  Bagaimana jika saya bawa contoh whiteboard yang kaki mati dan yang bisa naik turun dan Engkoh (ya saya dipanggil Engkoh... ) bisa liat kalau mau apa nggak, kalau nggak cocok nggak usah beli juga nggak apa-apa.  Saya mengiyakan tawaran tersebut.

Saya menunggu cukup lama sekitar 15 menitan. Pada saat menunggu Sang Penjual II, mengajak saya ngobrol untuk menciptakan keakraban (seorang penjual alat tulis tahu jika kita sudah suka dengan toko dia kita akan repeat order, tidak ada orang yang tidak beli spidol, pen atau post it lagi hanya satu kali dalam hidupnya).  Bahkan dia menggunakan waktu tersebut untuk menanyakan apakah adalah lagi yang ingin saya beli tentunya saya butuh kertas flipchartnya juga , dia berhasil upsell dalam kondisi tersebut.

Untuk menurunkan ekspektasi saya terhadap datangnya barang Sang penjual II menerangkan mengapa sang penjual I , memberikan ultimatum maksud dia baik karena terkadang pembeli tidak suka nunggu lama.  Walaupun saya tahu itu hanya alasan saja tetapi alasan sekarang menjadi customer focus dimana dia memberikan alasan yang menyangkut kesehjahteraan saya, apakah saya setuju untuk tunggu 15 menit untuk mengambilkan barangnya di gudang.

Mari kita summary apa saja yang dilakukan Sang penjual II yang bersikap seperti seorang owner
1. Dia fokus terhadap customer dan berbicara untuk kesejahteraan customer (customer focused not ego)
2. Bekerja keras meningkatkan probabilitas barang terbeli. ( additional task mengambil barang di gudang walaupun belum pasti dibeli)
3. Upsell sambil menunggu
4. Mengajak bicara pelanggan pada saat menunggu untuk menghilangkan rasa jenuh menanti , sambil menerangkan keunggulan produk untuk meningkatkan keinginan dan keyakinan customer membeli
5. Menanyakan kebutuhan, keinginan dan kekhawatiran pelanggan
6. Memberikan solusi
7. Sang penjual II jika bisa memberikan waktu estimasi dari gudang ke toko akan menjadi lebih sempurna dalam teknik menjual dan melayani.

Semoga tips ini membantu ketika kita berjualan atau memberikan jasa.
Ingatlah dalam bekerja, selalu beratnya jika saya seorang owner apa yang saya lakukan?

Jari Jari Ajaib

Dua minggu yang lalu saya ikut NLP conference yang diselenggarakan oleh Inspirasi Indonesia.  Beberapa hari sebelumnya tangan saya keseleo dan sudah diurut tetapi masih ada perasaan kurang nyaman ya sekitar 93% sembuh.  Menggunakan tangan yang tidak 100% sembuh tentunya sangat mengganggu.

Memang segala sesuatunya berhubungan dan tidak ada kebetulan.  Di NLP Conference teman saya Bu Lilyana sedang menawarkan produk "jari-jari ajaib"  yang merupakan cara pijat yang dipelajarinya langsung di Jepang.  Pijatan ini mampu mengatasi keluhan seperti Insomnia, migren, Vertigo, Syaraf kejepit, Keseleo, Pelangsingan, Kecantikan dan Kebugaran.  Tanpa ragu-ragu saya tanyakan apakah saya boleh dilihat tangannya karena masih ada perasaan kurang nyaman.  Bu Lilyana sambil berbicara dengan saya dalam hitungan 5 menit dia bilang "Wic coba tangannya digerakkan udah okay belom?".  Saya masih ingat tampang heran saya memandang dia karena tangan saya sembuh 100%.  Tentunya saya harus menghindari mengangkat barang-barang berat dulu karena masih baru sembuh.

Jadi jika anda memiliki keluhan di atas coba deh cek ke website Ibu Lilyana di
www.jariajaib.com

Sekali lagi terima kasih Ibu Lilyana

Can you finish a book? Concentrate and Focus

Menghabiskan sebuah buku terkadang cukup sulit. Saya tidak membicarakan mengenai novel dimana kita dibuat untuk bertanya-tanya apa yang harus dilakukan berikutnya,  kira-kira siapa penjahat dalam novel ini, atau kira-kira jagoannya bisa ngapain ya dengan dihimpit begitu banyak marabahaya.

Saya membicarakan buku self-development seperti leadership, coaching, creative visualization, NLP , Neuroscience book.  Apakah anda pernah berbulan-bulan tidak menghabiskan sebuah buku?  Selalu ada saja yang mengganggu , perlu bersih-bersih, telpon berdering, email perlu dijawab.  Tentunya ada orang-orang yang memiliki determinasi tinggi yang menghukum diri dengan membaca 2 buku dalam seminggu jika 1 buku yang seharusnya selesai minggu lalu tidak terselesaikan.  Tetapi berapa banyak dari kita yang memiliki kekuatan determinasi seperti itu.  Kenapa kita nggak mencari cara yang lebih mudah?

Setelah lama merefleksikan kapan saya membaca buku tanpa henti dan memiliki hasil yang menakjubkan adalah pada saat saya naik pesawat long journey.  Mengapa hal ini bisa terjadi?
Karena di dalam pesawat:
1.  Penggunaan hp tidak diperbolehkan, tidak ada interupsi tidak ada email atau telpon yang masuk.
2. Tidak perlu mengambil minum ke tempat water cooler cukup memanggil pramugari jadi air yang diminum cukup untuk dehidrasi kita tetapi tidak terlalu banyak yang membuat kita bolak-balik WC.  Tidak banyak pergerakan (no movement waste) di dalam pesawat.  Sudahkah anda menyiapkan minuman sebelum membaca buku?
3. Tidak perlu mengkhawatirkan apapun dari internal pikiran kita hanya satu yaitu sampai ke tujuan sedangkan setelah sampai tujuan akan naik taxi, ke hotel mana dan sebagainya seakan tidak dipikirkan karena yang terpenting adalah pesawat mendarat dengan selamat.  Ini menciptakan cukup ruang dalam pikiran kita untuk konsentrasi hanya pada buku yang dibaca.
4.  Tidak mendapatkan aktivitas menarik sebagai saingan (competitive activity), di darat kita memiliki begitu banyak pilihan di kepala kita hmmm aku mau main game ah, atau mau ke mal ah, atau mau ngopi dulu ah, bikin susu ah, beli kamera ah begitu banyak aktivitas menciptakan konsentrasi terpecah.  Di dalam pesawat aktivitas tidak terlalu banyak hanya duduk, berdiri stretching dan film bagus jika sudah ditonton option untuk bersaing dengan membaca buku menjadi tinggal sedikit.
5.  Loss sense of time, pernahkan kalau kerja diburu-buru yang ada tidak maximal jika blog sebelumnya membicarakan in the flow, flow sendiri adalah saat dimana kita loss sense of time.  Di dalam pesawat long journey begitu banyak time difference dari Indonesia sampai ke Amerika sekitar 11 jam ke east coast, dalam perjalanan melewati Asia, Eropa dan Laut Atlantik begitu banyak zona waktu dimana kita sudah tidak begitu peduli dengan jam berapa dan terus membaca buku kita.  Jadi jam dinding dihilangkan dulu dan make sure agenda anda kosong, atau gunakan timer jika memang hanya punya beberapa jam saja.

Jadi bagaimana cara saya menghabiskan satu buku?  Saya berandai di dalam pesawat long journey dan membayangkan pramugari cantik SQ juga boleh (optional) memberikan minuman kepada saya.
Keseluruhan diri saya fokus pada buku tersebut, totality to the book.

Sudahkah anda menciptakan suasana external dan internal pikiran anda yang mendukung, seperti layaknya naik pesawat terbang jarak jauh sebelum anda membaca buku?
Semoga tips ini membantu.