Prioritize Priority - Saving your Time and Brain

Mendengar kalimat ini mungkin anda akan bingung sejenak kok prioritas harus diprioritaskan.  Ini menerangkan bahwa kemampuan kita berpikir mengenai planning dan priority ada limitnya di otak kita.  Jika kita sibuk planning dan memprioritaskan tanpa benar-benar melakukan action yang solid yang terjadi otak akan menjadi sangat lelah tetapi output yang dihasilkan akan sangat sedikit.  Pada saatnya mau action kapasitas otak untuk bertindak sudah turun drastis bahkan berhitung pun sudah sulit.

Saya akan memberikan contoh, dalam mengerjakan pekerjaan rumah tangga dari vakum, ngepel, cuci piring, siram tanaman, bersihkan jendela, bersihkan pintu.  Jika kita sibuk memprioritaskan pekerjaan kita maka kita akan melihat yang mana harus saya kerjakan dulu, jika itu sudah dilakukan "STOP!" dan kerjakan sesuai dengan urutan dibuat, secara sadar maupun tidak  terkadang kita bermain di otak kita apakah setelah ini saya baru mengerjakan yang itu?  Mengubah-ubah urutan pekerjaan akan menyebabkan otak melakukan re-planning jika ini dilakukan setiap menitnya akan menghabiskan brain power dengan percuma.

Tips pertama dalam memprioritaskan pekerjaan selalu cari pekerjaan prerequisite yang mana dulu, contoh vakum/menyapu itu selalu di depan ngepel,  cuci piring itu selalu setelah sarapan, makan siang atau makan malam, siram tanaman dilakukan biasanya pagi hari sebelum tanaman berfotosintesis di siang hari, bersihkan jendela bisa kapan saja diharapkan sebelum malam hari agar debu bisa terlihat jelas diterang matahari, bersihkan pintu bisa malam hari karena cukup dengan penerangan lampu di dalam rumah.

Maka kita bisa bikin urutan seperti berikut
Vakum/Nyapu, Ngepel, Siram Tanaman, Bersihkan Jendela , Cuci Piring. Bersihkan Pintu

Kaji ulang urutan kerja tersebut apakah ini udah sempurna apakah sudah memenuhi prerequisite setelah pekerjaan sebelumnya apakah tidak mengganggu pekerjaan sebelumnya, contoh jika anda mengepel sebelum vakum anda akan mengalami dua kali lipat kerja karena debu dan rambut masih berkeliaran.  Tip kedua lakukan bersamaan jika tugas mirip, contoh apakah semua urutan ini paling cocok dalam artian anda tidak harus naik turun terlalu banyak membersihkan jendela dan pintu lantai atas dan bawah, apakah bisa digabungkan?

Sekarang urutan menjadi
Vakum/Nyapu, Ngepel, Siram Tanaman, Bersihkan Jendela dan Pintu, Cuci Piring.

Mengapa cuci piring terakhir?  Karena belum ada piring kotor di pagi hari tentunya.

Setelah mengkaji ulang test di lapangan nah disinilah yang Tip ketiga mengenai prioritas cara memprioritaskan pekerjaan, karena semua pekerjaan tersebut harus dilakukan tidaklah perlu untuk memprioritaskan kalau saya ndak bisa ini saya kerjakan yang itu, ini hanya "alasan" untuk tidak mengerjakan 100% dari tugas yang sudah diberikan.  Jika planning sudah ada lakukan dengan urutan yang benar secepat kilat.  Ketika kita bekerja tanpa mikir lagi atau menanyakan diri apa mending begini mending begitu kita akan bekerja jauh lebih cepat dan otak kita tidak cepat lelah karena terlalu banyak memikirkan apakah setelah ini harus yang mana ya, apakah ada pekerjaan yang bisa saya lewatkan ya?  Pengambilan keputusan untuk hal-hal kecil seperti ini menghabiskan energi otak.  Selain itu melakukan pekerjaan yang terus menerus dimana kita mengalami "self-talk" membuat pekerjaan melambat dan kualitas yang lebih rendah.

Tip keempat jadikanlah sebuah kebiasaan/ritual jika anda sudah bikin mata rantainya anda akan sadar setelah pekerjaan ini saya akan mengerjakan apa, tanpa harus berpikir dan memprioritaskan. Otak kita khususnya bagian "prefrontal cortex" adalah bagian yang valuable jangan digunakan terus menerus untuk melakukan tugas repetitive biarkan "bangsal ganglia" yang take over the pattern of our movement/task.

Ketika anda sudah buat ritual anda akan ingat urutannya, tetapi bagaimana jika ini adalah kebiasaan baru?  Gampang kita bisa bikin mata rantainya, pagi- pagi bangun pasti injak lantai,  langsung ingat okay vakum dan ngepel, setelah itu buka pintu rumah melihat taman saatnya menyiram tanaman ketika selesai balik ke dalam rumah pintu ditutup saatnya bersihkan pintu dan jendela lantai bawah dan atas, setelah itu Cuci Piring dilakukan nanti setelah sarapan, makan siang atau makan malam (kalau piringnya sedikit lakukan batch sekali saja di malam hari).

Hal ini juga bisa dilakukan di dalam dunia kerja kantoran, apakah anda sudah mengurutkan dengan benar tugas-tugas repetitive anda?  Atau anda constantly battle untuk memprioritaskan prioritas anda yang akhirnya dengan dalih-dalih pareto anda hanya kerja 20% kerjaan anda yang sisanya masuk di bawah karpet?  Karena 80% waktu habis khawatir atau sibuk bertanya setelah ini saya harus apa ya?  Apakah pertama kali kita masuk kantor yang kita lakukan langsung baca email akhirnya semua yang lain dilupakan?  (Mengenai urutan kerja kantor kita bahas di artikel terpisah hari ini kita menerangkan konsep untuk membuat urutan ritual dalam bekerja secara umum dengan contoh sederhana).

Semoga tips ini membantu anda bekerja lebih efisien.