Know your stationery - It can save you a lot of time

Ketika kita masuk kantor sering kita diberikan induksi mengenai departemen , org chart dsbnya.  Tapi satu hal yang sering dilupakan adalah kegunaan alat-alat kantor yang ada.  Terus terang pertama kali saya masuk kantor, saya tidak tahu apa itu gunanya Three Trays yang saya tahu semua orang punya satu di atas mejanya tapi untuk apa ya?  Tidak ada pola yang jelas, ada yang taruh dokumen2 terkininya, ada yang taruh employee handbook, bahkan ada yang kosong?  Ada yang punya dua lagi.  Makhluk misterius apa ini Three Trays?

Tips menggunakan Three Trays (the how)

Level paling atas gunakan sebagai tempat IN , segala pekerjaan yang baru masuk dan belum dikerjakan diletakkan disini, seperti surat, pembayaran, dokumen yang perlu ditanda-tangani, dokumen yang perlu dibaca dan sebagainya.

Level kedua digunakan untuk Pending task, ini berarti kita sudah menyelesaikan bagian kita tetapi masih memerlukan data dari orang lain (bukan tempat untuk menunda-nunda pekerjaan).

Level paling bawah digunakan untuk OUT, segala pekerjaan yang sudah selesai ditaruh disini siap untuk diambil atau diserahkan ke orang lain.  Jika langsung diarsipkan keluarkan dari tray OUT dan masukkan ke file arsip anda.


Mengapa hal seperti ini bisa membantu anda bekerja lebih efisien? (the why)

Dengan menggunakan IN tray saja anda menghemat menunda pekerjaan dengan bolak balik melihat pekerjaan yang sama tanpa mengerjakan apa-apa, contoh jika anda harus apply visa ke luar negeri passport ditaruh di atas meja, sambil kerja anda teringat anda lihat pasportnya anda pegang-pegang anda pikir ah formulirnya banyak nanti ajah, anda taruh lagi, beberapa saat kemudian anda lihat lagi.  Rata-rata manusia melakukan non-added value task seperti ini sebanyak 5 - 6 kali terbayang waktu terbuang percuma.  Dengan menggunakan IN Tray anda meyakinkan diri jika saya melihat IN Tray saya berarti akan saya kerjakan sampai tuntas dan hanya ada dua jalan ke Pending Tray atau ke OUT Tray.

Dengan menggunakan Pending Tray kita tetap bisa mengerjakan bagian kita di IN tray tanpa harus berhenti menunggu data dari orang lain setelah bagian kita sudah selesai cukup letakkan di Pending Tray sehingga kita tidak perlu terus menerus mengingat dan menunggu pekerjaan tersebut.  Jika tidak ada Pending Tray yang terjadi anda sedang bekerja topik yang lain setelah beberapa menit anda teringat "Eh kerjaan yang satu lagi si X blom kasih gue datanya"  setelah itu anda kerja dokumen yang lain anda masih memikirkan kapan si X kasih datanya udah siang nih udah mau deadline, akhirnya anda menciptakan beban otak untuk mengingat dan bekerja untuk dokumen2 yang lain.  Jika anda punya satu si X yang lama ngasih data, jika anda punya X, Y, Z - Otak anda mulai-mulai OVERLOAD.
Dengan menggunakan pending tray, anda bisa bekerja dengan konsentrasi penuh karena anda akan mereview ulang Pending tray anda sebelum anda pulang kantor dan mengirim reminder keras untuk para pelaku yang lambat menyerahkan data (di topik ini saya memberikan contoh yang gampang dimana deadline satu hari semua) yang sudah advance nanti kita belajar tickler system dan reminder di outlook untuk deadline bervariasi.

Dengan menggunakan OUT Tray, hmmm... ini untuk para narsis sama pekerjaan sendiri atau mengganggap pekerjaannya master piece atau untuk para pekerja yang khawatiran kalau kerjanya kurang sempurna.  Jika anda tidak punya OUT Tray anda akan membaca dokumen yang sudah anda selesaikan 2 sampai 3 kali hanya ingin melihat hebatnya anda sudah mengerjakan pekerjaan tersebut (it feels good, doesn't it?)  tolong narsis sama pekerjaan sendiri does not add value.  Ada juga yang tipe khawatir pekerjaannya kurang okay dibaca lagi dan dibaca lagi ini juga does not add value.  Sebelum anda memasukkan pekerjaan ke OUT Tray do all you can with all your heart and head, setelah itu letakkan di OUT Tray dan jangan pernah dipegang lagi tugas tersebut sudah selesai tinggal tunggu diberikan ke orang lain atau kalau sudah beres langsung diarsipkan saja.

Semoga membantu gunakan waktumu dengan bijaksana banyak sekali alat-alat kantor yang membantu pekerjaan kita lebih cepat dan efisien.  Saya akan bahas alat-alat kantor lainnya di blog berikutnya.