Know your stationery - It can save you a lot of time

Ketika kita masuk kantor sering kita diberikan induksi mengenai departemen , org chart dsbnya.  Tapi satu hal yang sering dilupakan adalah kegunaan alat-alat kantor yang ada.  Terus terang pertama kali saya masuk kantor, saya tidak tahu apa itu gunanya Three Trays yang saya tahu semua orang punya satu di atas mejanya tapi untuk apa ya?  Tidak ada pola yang jelas, ada yang taruh dokumen2 terkininya, ada yang taruh employee handbook, bahkan ada yang kosong?  Ada yang punya dua lagi.  Makhluk misterius apa ini Three Trays?

Tips menggunakan Three Trays (the how)

Level paling atas gunakan sebagai tempat IN , segala pekerjaan yang baru masuk dan belum dikerjakan diletakkan disini, seperti surat, pembayaran, dokumen yang perlu ditanda-tangani, dokumen yang perlu dibaca dan sebagainya.

Level kedua digunakan untuk Pending task, ini berarti kita sudah menyelesaikan bagian kita tetapi masih memerlukan data dari orang lain (bukan tempat untuk menunda-nunda pekerjaan).

Level paling bawah digunakan untuk OUT, segala pekerjaan yang sudah selesai ditaruh disini siap untuk diambil atau diserahkan ke orang lain.  Jika langsung diarsipkan keluarkan dari tray OUT dan masukkan ke file arsip anda.


Mengapa hal seperti ini bisa membantu anda bekerja lebih efisien? (the why)

Dengan menggunakan IN tray saja anda menghemat menunda pekerjaan dengan bolak balik melihat pekerjaan yang sama tanpa mengerjakan apa-apa, contoh jika anda harus apply visa ke luar negeri passport ditaruh di atas meja, sambil kerja anda teringat anda lihat pasportnya anda pegang-pegang anda pikir ah formulirnya banyak nanti ajah, anda taruh lagi, beberapa saat kemudian anda lihat lagi.  Rata-rata manusia melakukan non-added value task seperti ini sebanyak 5 - 6 kali terbayang waktu terbuang percuma.  Dengan menggunakan IN Tray anda meyakinkan diri jika saya melihat IN Tray saya berarti akan saya kerjakan sampai tuntas dan hanya ada dua jalan ke Pending Tray atau ke OUT Tray.

Dengan menggunakan Pending Tray kita tetap bisa mengerjakan bagian kita di IN tray tanpa harus berhenti menunggu data dari orang lain setelah bagian kita sudah selesai cukup letakkan di Pending Tray sehingga kita tidak perlu terus menerus mengingat dan menunggu pekerjaan tersebut.  Jika tidak ada Pending Tray yang terjadi anda sedang bekerja topik yang lain setelah beberapa menit anda teringat "Eh kerjaan yang satu lagi si X blom kasih gue datanya"  setelah itu anda kerja dokumen yang lain anda masih memikirkan kapan si X kasih datanya udah siang nih udah mau deadline, akhirnya anda menciptakan beban otak untuk mengingat dan bekerja untuk dokumen2 yang lain.  Jika anda punya satu si X yang lama ngasih data, jika anda punya X, Y, Z - Otak anda mulai-mulai OVERLOAD.
Dengan menggunakan pending tray, anda bisa bekerja dengan konsentrasi penuh karena anda akan mereview ulang Pending tray anda sebelum anda pulang kantor dan mengirim reminder keras untuk para pelaku yang lambat menyerahkan data (di topik ini saya memberikan contoh yang gampang dimana deadline satu hari semua) yang sudah advance nanti kita belajar tickler system dan reminder di outlook untuk deadline bervariasi.

Dengan menggunakan OUT Tray, hmmm... ini untuk para narsis sama pekerjaan sendiri atau mengganggap pekerjaannya master piece atau untuk para pekerja yang khawatiran kalau kerjanya kurang sempurna.  Jika anda tidak punya OUT Tray anda akan membaca dokumen yang sudah anda selesaikan 2 sampai 3 kali hanya ingin melihat hebatnya anda sudah mengerjakan pekerjaan tersebut (it feels good, doesn't it?)  tolong narsis sama pekerjaan sendiri does not add value.  Ada juga yang tipe khawatir pekerjaannya kurang okay dibaca lagi dan dibaca lagi ini juga does not add value.  Sebelum anda memasukkan pekerjaan ke OUT Tray do all you can with all your heart and head, setelah itu letakkan di OUT Tray dan jangan pernah dipegang lagi tugas tersebut sudah selesai tinggal tunggu diberikan ke orang lain atau kalau sudah beres langsung diarsipkan saja.

Semoga membantu gunakan waktumu dengan bijaksana banyak sekali alat-alat kantor yang membantu pekerjaan kita lebih cepat dan efisien.  Saya akan bahas alat-alat kantor lainnya di blog berikutnya.

How to Feel Good

Minggu lalu kita bicara mengenai Why or the need to feel good.
Mari kita bicarakan salah satu cara untuk feel good "the how"

Saya mulai dengan cerita anak kecil yang ingin naik komedi putar.  Karena uangnya tidak cukup dia harus mengumpulkan uang sedikit demi sedikit.  Setiap kali iya memasukkan uang ke dalam celengan terbersit kesenangan dan wajah dia yang bahagia ketika naik di atas komedi putar, hari demi hari dia tersenyum ketika memasukkan uang ke dalam celengan, dia tidak komplen uang jajannya tidak bisa dipake untuk beli makanan atau beli minuman dingin di panas terik matahari, karena setiap kali panas terik datang menghadang, dia tidak merasakannya karena dia membayangkan uang yang akan dia masukkan ke dalam celengan dan uang itu akan dibelikan tiket untuk naik komedi putar.  Setiap hari tiada henti iya tersenyum membayangkan saatnya datang.

Setelah beberapa minggu berlalu akhirnya uang pun dirasakan sudah cukup, dikeluarkan semua uang dari celengan dan sambil menghitung uang yang ada dia tidak mampu menahan senyuman di pipinya dari telinga kiri sampai ke telinga kanan lebar senyumnya.  Uang terkumpul lalu berangkatlah sang anak ke tempat hiburan, ditukarkan uang hasil jerih payahnya dengan sebuah tiket naik komedi putar.

Antrian yang cukup panjang membuat sang anak menanti setengah jam lebih tapi iya tidak komplen tidak merasa kakinya pegal berdiri, dia tersenyum dan membayangkan betapa bahagianya dia berada di atas komedi putar.  Wahooooo!  Sepertinya mau meledak berteriak-teriak mengenai kebahagiaannya.

Setelah lama menanti giliran sang anak naik komedi putar, dia duduk dan senang sambil menikmati wahana tersebut pada menit pertama namun Alas!  Pikirannya terganggu tiba-tiba kekhawatiran muncul, waduh komedi putar ini berputar berapa lama ya?  Berapa menit lagi sisanya, waduh gimana nih kalau ini berakhir?  Apa yang harus saya lakukan?  Masa saya mesti nabung lagi?  Bertubi-tubi self talk terjadi, pelana kuda putar, suara hingar bingar dari komedi putar, senyum dari sesama penumbang serasa hilang dari perhatian sang anak.  Tahu-tahu komedi putar sudah selesai karena sang anak "hang" overload with information selama permainan.  Dia menangis sedih turun dari komedi putar.

Apakah yang bisa kita pelajari dari cerita ini?

How do we actually feel good berhubungan dengan bagaimana cara otak kita bekerja meminjam research 2007 "Mindfulness meditation reveals distinct neural modes of self reference" by Norma Farb.

Otak kita memiliki 2 sirkuit dalam merasakan dunia ini,
1. narrative/default circuitry dimana dalam cerita ini terjadi pada sang anak ketika dia memikirkan planning menabung dan fokus sehingga panas terik matahari tidak terasakan karena dia konsentrasi untuk mencapai yang diinginkan.  Pada saat antri dia tidak merasa pegal karena sibuk memikirkan naik di atas komedi putar, dan dilakukan lagi oleh sang anak ketika dia berada di atas komedi putar dia sibuk memikirkan apa yang terjadi setelah ini.  Intinya adalah memikirkan diri kita atau orang lain dan biasanya ke masa depan, masa lalu.
2. direct circuitry dimana dalam cerita ini terjadi hanya sebentar saja yaitu pada saat pertama sang anak naik di komedi putar sebelum tiba-tiba sang anak terganggu dengan kekhawatiran akan berakhirnya permainan tersebut.  Sirkuit ini adalah sirkuit "NOW" merasakan hangatnya makanan yang dihidangkan, merasakan sejuknya udara dingin di pagi hari, mendengarkan musik indah dan ikut berdayu bersamanya.  Ketika kita cuci piring kita merasakan tangan kita bersentuhan dengan piring , air dan sabun ini adalah direct circuitry, narrative circuitry adalah "aduh cucian masih banyak, anak-anak udah mau pulang, makanan belum siap bla bla bla..." (planning) sampai sudah tidak merasakan dinginnya air cucian lagi.

Jadi how to feel good yang mudah adalah
Ketika kita merasakan sesuatu sungguh menyakitkan (going to dentist)  gunakanlah narrative circuitry anda rencanakan habis ini mau kemana atau beli apa dsbnya overload otak anda untuk menghilangkan rasa sakit yang ada.  Temanku seorang ginekolog dia akan bertanya pada pasiennya kemarin jalan-jalan kemana Bu?  untuk membangkitkan narrative circuitrynya sebelum dia going down under.

Ketika kita merasakan sesuatu yang menyenangkan enjoy the moment, misalnya duduk di pegunungan rasakan sejuknya udara , hirup bersihnya udara tersebut memenuhi paru-paru anda.  Disinilah direct circuitry terjadi.  Janganlah anda sibuk baca BB di atas gunung yang indah karena anda akan membangkitkan narrative circuitry anda.

Semoga membantu, salah satu tips How to feel good.

Feel Good First Before you Care

Sebagai seorang customer service dituntut berbagai kemampuan dari mampu mendengarkan, memberikan solusi, memikirkan risiko, menjaga kesopanan, menggunakan emosi dengan tepat, upselling, mengenal customer dan banyak lagi yang lainnya.

Sebelum semua itu bisa terjadi apakah yang harus dimiliki seorang Customer Care?

Jawabnya adalah “Feel good” yup untuk dapat menularkan perasaan nikmat seorang customer care harus mampu untuk menyenangkan dirinya terlebih dahulu.  Jika anda tidak enjoy  melayani customer anda bagaimana perasaan tersebut menular ke orang lain. 

Mengingatkan kita pada frekuensi dan resonansi yang kita pelajari waktu SMP dulu, dimana satu gitar dipetik gitar yang lain akan ikut berbunyi.  Atau yang paling mudah jika kita menguap “huaaaaamph” teman kita juga ikut menguap.

Jadi jika anda menginginkan perasaan menyenangkan kepada pelanggan anda, sudahkah anda “feel good” terlebih dahulu.  Lupakan semua ilmu komunikasi, pengetahuan mengenai customer, pengetahuan mengenai produk “if you feel like cr** (forgive the language)” karena customer anda akan tahu.

Tentu ada yang menjawab tapi kan situasi saya tidak mendukung ini dan lain sebagainya, jadi gunakan feel cr** sebagai alarm untuk bertindak.  Jika perasaan dan pikiran sudah tidak mendukung untuk feel good maka lakukan sesuatu dalam perkataan dan perbuatan (kita bicarakan mengenai “how” di blog berikutnya) untuk sekarang sadari bahwa “feeling good or cr** is a choice”

Semoga tips ini menjawab “the why” seorang customer care has to feel good, first!

Finding lost items - what a waste of time.

Angka ini mungkin akan mencengangkan anda dalam keseharian kerja kita di kantor rata-rata kita kehilangan 6 minggu yup 1 bulan setengah dari waktu kerja kita lebih banyak dari waktu cuti kita untuk mencari barang yang hilang.

Baik barang yang hilang seperti staples, pensil, pen, buku, arsip, file, bahkan kacamata di atas kepalapun bisa dicari-cari...

Untuk kali ini saya membahas satu tips saja terutama untuk mereka yang bekerja banyak di rumah, home virtua office atau online-shopping.  Karena sering barang-barang yang berhubungan dengan pekerjaan ada di kamar tidur, di sofa, di dapur dsbnya.

Ketika kita men-juggle begitu banyak pekerjaan pada saat bersamaan tentu ada saja bola yang jatuh atau barang yang hilang tadi.  Tentunya yang terpenting adalah jangan sampe barang itu hilang terlebih dahulu. Hari ini kita membahas bagaimana jika barang sudah hilang?  Jawabnya ya dicarilah hehehe... tentu dicari dengan cara yang pintar yaitu dengan membiasakan diri untuk meng "karantina" kan barang-barang anda.

Caranya?

1. Setiap barang mempunya fungsi dan keberadaannya masing-masing, tataplah barang-barang anda dan tentukan dimana mereka seharusnya berada.
Contoh : Jika anda menatap sendok anda tahu ini hanya boleh di dapur dan di ruang makan.
             Jika anda menatap dokumen proposal anda, ini hanya boleh di ruang kerja saya (jika yang tidak punya ruang kerja khusus taruhlah di satu meja kerja khusus untuk pekerjaan anda.)
2.  Apakah anda bekerja sendiri atau dengan pasangan anda, bukan tidak mungkin satu sama lain saling bertanya "Bukannya kamu yang ambil ya?"  Jadi buatlah persetujuan barang yang sudah di karantina jangan pernah keluar dari tempat tersebut, memang benar kata orangtua
"Kalau pake barang balikin ke tempatnya!"  Buatlah list sederhana barang-barang tersebut jika perlu.  Anak-anak dilatih sejak dini "Tidy up, everybody tidy up".
3.  Sigap jika melihat barang yang berada di luar tempatnya kembalikan ke ruangannya.  Kalau liat ada centongdi meja belajar  (kok bisa?) balikin ke dapur.

Mulailah dengan yang kecil dulu seperti menaruh kunci apakah anda meletakkan kunci di tempat yang sama selalu setelah pulang rumah?

Semoga tips sederhana ini membantu, praktek-kan dalam 21 hari dan rasakan bedanya.

small to BIG

Sambil menikmati sarapan pagi oatmeal, saya memandang dekat ke halaman belakang rumah saya (mau bilang memandang jauh halamannya cuman 30 cm...).  Sambil melihat tumbuhan paku liar yang tumbuh tanpa disirami.  Dari tumbuhan Paku tersebut terbersit pesan yang selama ini ada di kepala saya.  Saya berpikir trainer dan konsultan yang masih kecil seperti saya bagaimana bersaing dengan konsultan-konsultan besar yang sudah establish puluhan tahun bahkan banyak yang sebelum saya lahir.  Tumbuhan Paku yang ada tampak besar-besar tetapi di sebelah kiri kanannya tumbuh Paku-paku yang masih kecil.  Walaupun besar semuanya dimulai dari serbuk spora.

Ini mengingatkan salah satu teman saya yang membuka travel agent dengan dua orang karyawan yaitu dia dan istrinya, yang kurang lebih tour leader sang suami dan admin sang istri.  Sekarang travel agentnya sudah besar dan dia berkata "Tidak perlu takut semua mulainya dari kecil, kamu pas lahir nggak langsung besar kan?"  Saya tertawa mendengar kata-kata itu karena "limiting belief" yang ada di kepala saya itu hanyalah sebuah kekhawatiran belaka.  

Begitu banyak pesan-pesan dari sekitar, dari orang-orang yang mulai usaha dari kecil , bahkan tumbuhan pun memberikan pesan.  Dan sejarahpun menceritakan bagaimana Daud mampu mengalahkan Goliath.  

Jadi khawatir apalagi, saya pikir...

PS:  Sebentar lagi Tumbuhan Paku akan saya upgrade jadi Tanaman Paku karena pesannya yang bijaksana heheheh...

Terlampir foto taman di belakang rumahku.

An owner attitude

Beberapa minggu yang lalu saya berbelanja alat-alat tulis dan papan whiteboard, seperti biasa untuk mendapatkan harga kompetitif berbelanjalah saya di daerah ITC Mangga Dua.  Setelah membeli seluruh alat-alat tulis, saya masih memikirkan untuk membeli satu papan whiteboard dan kertas flipchart.  Sang penjual dengan lucunya tidak mau berusaha untuk mengambilkan barang contohnya.  Saya sebagai pembeli tentunya tidak mau membeli barang yang saya belum liat bentuknya seperti apa, apalagi ada dua pilihan yang kakinya bisa dinaik turunkan dan kakinya mati.

Sang penjual malah memberikan ultimatum , kalau udah pasti beli baru saya ambilkan di gudang, gudangnya jauh.  Walaupun sang penjual berusaha memberikan alasan gudangnya jauh ini bukanlah alasan yang dibutuhkan seorang customer.  Seorang penjual harus selalu menggunakan kata-kata yang merujuk ke "kesejahteraan" pelanggan. Customer focused.  Walaupun saya tidak setiap hari ke mangga dua saya sudah hampir mengurungkan niat membeli papan whiteboard tersebut.  Sang penjual juga mungkin merasa saya sudah membeli banyak tidak perlulah untuk untung lebih banyak lagi (Baca : Salah besar!)  sebagai penjual kita tidak pernah tahu batas yang dimiliki pembeli jika usaha kita sudah maksimal dan customer sudah bilang tidak itu pun masih ada peluang untuk upselling.

Ketika saya hendak meninggalkan toko, seorang laki-laki dari toko tersebut langsung menyapa saya menanyakan kebutuhan saya dan kekhawatiran saya.  (Setiap transaksi memiliki faktor kekhawatiran yang umumnya sekitar apakah produk ini sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai dengan harga yang benar).  Saya katakan "Saya mau membeli papan whiteboard flipchart (kebutuhan) dan saya ingin melihat barangnya (keinginan) takutnya tidak sesuai dengan keinginan saya (kekhawatiran).  Ternyata laki-laki ini adalah penjual senior di toko tersebut dan terlihat dia memiliki ownership seperti layaknya seorang owner dan dia fokus terhadap kebutuhan customer bukan kebutuhan dia sebagai penjual.

Kita sebut saja Sang Penjual II, setelah dia mengetahui apa kebutuhan, keinginan dan kekhawatiran saya, dia memberikan solusi.  Bagaimana jika saya bawa contoh whiteboard yang kaki mati dan yang bisa naik turun dan Engkoh (ya saya dipanggil Engkoh... ) bisa liat kalau mau apa nggak, kalau nggak cocok nggak usah beli juga nggak apa-apa.  Saya mengiyakan tawaran tersebut.

Saya menunggu cukup lama sekitar 15 menitan. Pada saat menunggu Sang Penjual II, mengajak saya ngobrol untuk menciptakan keakraban (seorang penjual alat tulis tahu jika kita sudah suka dengan toko dia kita akan repeat order, tidak ada orang yang tidak beli spidol, pen atau post it lagi hanya satu kali dalam hidupnya).  Bahkan dia menggunakan waktu tersebut untuk menanyakan apakah adalah lagi yang ingin saya beli tentunya saya butuh kertas flipchartnya juga , dia berhasil upsell dalam kondisi tersebut.

Untuk menurunkan ekspektasi saya terhadap datangnya barang Sang penjual II menerangkan mengapa sang penjual I , memberikan ultimatum maksud dia baik karena terkadang pembeli tidak suka nunggu lama.  Walaupun saya tahu itu hanya alasan saja tetapi alasan sekarang menjadi customer focus dimana dia memberikan alasan yang menyangkut kesehjahteraan saya, apakah saya setuju untuk tunggu 15 menit untuk mengambilkan barangnya di gudang.

Mari kita summary apa saja yang dilakukan Sang penjual II yang bersikap seperti seorang owner
1. Dia fokus terhadap customer dan berbicara untuk kesejahteraan customer (customer focused not ego)
2. Bekerja keras meningkatkan probabilitas barang terbeli. ( additional task mengambil barang di gudang walaupun belum pasti dibeli)
3. Upsell sambil menunggu
4. Mengajak bicara pelanggan pada saat menunggu untuk menghilangkan rasa jenuh menanti , sambil menerangkan keunggulan produk untuk meningkatkan keinginan dan keyakinan customer membeli
5. Menanyakan kebutuhan, keinginan dan kekhawatiran pelanggan
6. Memberikan solusi
7. Sang penjual II jika bisa memberikan waktu estimasi dari gudang ke toko akan menjadi lebih sempurna dalam teknik menjual dan melayani.

Semoga tips ini membantu ketika kita berjualan atau memberikan jasa.
Ingatlah dalam bekerja, selalu beratnya jika saya seorang owner apa yang saya lakukan?

Jari Jari Ajaib

Dua minggu yang lalu saya ikut NLP conference yang diselenggarakan oleh Inspirasi Indonesia.  Beberapa hari sebelumnya tangan saya keseleo dan sudah diurut tetapi masih ada perasaan kurang nyaman ya sekitar 93% sembuh.  Menggunakan tangan yang tidak 100% sembuh tentunya sangat mengganggu.

Memang segala sesuatunya berhubungan dan tidak ada kebetulan.  Di NLP Conference teman saya Bu Lilyana sedang menawarkan produk "jari-jari ajaib"  yang merupakan cara pijat yang dipelajarinya langsung di Jepang.  Pijatan ini mampu mengatasi keluhan seperti Insomnia, migren, Vertigo, Syaraf kejepit, Keseleo, Pelangsingan, Kecantikan dan Kebugaran.  Tanpa ragu-ragu saya tanyakan apakah saya boleh dilihat tangannya karena masih ada perasaan kurang nyaman.  Bu Lilyana sambil berbicara dengan saya dalam hitungan 5 menit dia bilang "Wic coba tangannya digerakkan udah okay belom?".  Saya masih ingat tampang heran saya memandang dia karena tangan saya sembuh 100%.  Tentunya saya harus menghindari mengangkat barang-barang berat dulu karena masih baru sembuh.

Jadi jika anda memiliki keluhan di atas coba deh cek ke website Ibu Lilyana di
www.jariajaib.com

Sekali lagi terima kasih Ibu Lilyana