Prioritize Priority - Saving your Time and Brain

Mendengar kalimat ini mungkin anda akan bingung sejenak kok prioritas harus diprioritaskan.  Ini menerangkan bahwa kemampuan kita berpikir mengenai planning dan priority ada limitnya di otak kita.  Jika kita sibuk planning dan memprioritaskan tanpa benar-benar melakukan action yang solid yang terjadi otak akan menjadi sangat lelah tetapi output yang dihasilkan akan sangat sedikit.  Pada saatnya mau action kapasitas otak untuk bertindak sudah turun drastis bahkan berhitung pun sudah sulit.

Saya akan memberikan contoh, dalam mengerjakan pekerjaan rumah tangga dari vakum, ngepel, cuci piring, siram tanaman, bersihkan jendela, bersihkan pintu.  Jika kita sibuk memprioritaskan pekerjaan kita maka kita akan melihat yang mana harus saya kerjakan dulu, jika itu sudah dilakukan "STOP!" dan kerjakan sesuai dengan urutan dibuat, secara sadar maupun tidak  terkadang kita bermain di otak kita apakah setelah ini saya baru mengerjakan yang itu?  Mengubah-ubah urutan pekerjaan akan menyebabkan otak melakukan re-planning jika ini dilakukan setiap menitnya akan menghabiskan brain power dengan percuma.

Tips pertama dalam memprioritaskan pekerjaan selalu cari pekerjaan prerequisite yang mana dulu, contoh vakum/menyapu itu selalu di depan ngepel,  cuci piring itu selalu setelah sarapan, makan siang atau makan malam, siram tanaman dilakukan biasanya pagi hari sebelum tanaman berfotosintesis di siang hari, bersihkan jendela bisa kapan saja diharapkan sebelum malam hari agar debu bisa terlihat jelas diterang matahari, bersihkan pintu bisa malam hari karena cukup dengan penerangan lampu di dalam rumah.

Maka kita bisa bikin urutan seperti berikut
Vakum/Nyapu, Ngepel, Siram Tanaman, Bersihkan Jendela , Cuci Piring. Bersihkan Pintu

Kaji ulang urutan kerja tersebut apakah ini udah sempurna apakah sudah memenuhi prerequisite setelah pekerjaan sebelumnya apakah tidak mengganggu pekerjaan sebelumnya, contoh jika anda mengepel sebelum vakum anda akan mengalami dua kali lipat kerja karena debu dan rambut masih berkeliaran.  Tip kedua lakukan bersamaan jika tugas mirip, contoh apakah semua urutan ini paling cocok dalam artian anda tidak harus naik turun terlalu banyak membersihkan jendela dan pintu lantai atas dan bawah, apakah bisa digabungkan?

Sekarang urutan menjadi
Vakum/Nyapu, Ngepel, Siram Tanaman, Bersihkan Jendela dan Pintu, Cuci Piring.

Mengapa cuci piring terakhir?  Karena belum ada piring kotor di pagi hari tentunya.

Setelah mengkaji ulang test di lapangan nah disinilah yang Tip ketiga mengenai prioritas cara memprioritaskan pekerjaan, karena semua pekerjaan tersebut harus dilakukan tidaklah perlu untuk memprioritaskan kalau saya ndak bisa ini saya kerjakan yang itu, ini hanya "alasan" untuk tidak mengerjakan 100% dari tugas yang sudah diberikan.  Jika planning sudah ada lakukan dengan urutan yang benar secepat kilat.  Ketika kita bekerja tanpa mikir lagi atau menanyakan diri apa mending begini mending begitu kita akan bekerja jauh lebih cepat dan otak kita tidak cepat lelah karena terlalu banyak memikirkan apakah setelah ini harus yang mana ya, apakah ada pekerjaan yang bisa saya lewatkan ya?  Pengambilan keputusan untuk hal-hal kecil seperti ini menghabiskan energi otak.  Selain itu melakukan pekerjaan yang terus menerus dimana kita mengalami "self-talk" membuat pekerjaan melambat dan kualitas yang lebih rendah.

Tip keempat jadikanlah sebuah kebiasaan/ritual jika anda sudah bikin mata rantainya anda akan sadar setelah pekerjaan ini saya akan mengerjakan apa, tanpa harus berpikir dan memprioritaskan. Otak kita khususnya bagian "prefrontal cortex" adalah bagian yang valuable jangan digunakan terus menerus untuk melakukan tugas repetitive biarkan "bangsal ganglia" yang take over the pattern of our movement/task.

Ketika anda sudah buat ritual anda akan ingat urutannya, tetapi bagaimana jika ini adalah kebiasaan baru?  Gampang kita bisa bikin mata rantainya, pagi- pagi bangun pasti injak lantai,  langsung ingat okay vakum dan ngepel, setelah itu buka pintu rumah melihat taman saatnya menyiram tanaman ketika selesai balik ke dalam rumah pintu ditutup saatnya bersihkan pintu dan jendela lantai bawah dan atas, setelah itu Cuci Piring dilakukan nanti setelah sarapan, makan siang atau makan malam (kalau piringnya sedikit lakukan batch sekali saja di malam hari).

Hal ini juga bisa dilakukan di dalam dunia kerja kantoran, apakah anda sudah mengurutkan dengan benar tugas-tugas repetitive anda?  Atau anda constantly battle untuk memprioritaskan prioritas anda yang akhirnya dengan dalih-dalih pareto anda hanya kerja 20% kerjaan anda yang sisanya masuk di bawah karpet?  Karena 80% waktu habis khawatir atau sibuk bertanya setelah ini saya harus apa ya?  Apakah pertama kali kita masuk kantor yang kita lakukan langsung baca email akhirnya semua yang lain dilupakan?  (Mengenai urutan kerja kantor kita bahas di artikel terpisah hari ini kita menerangkan konsep untuk membuat urutan ritual dalam bekerja secara umum dengan contoh sederhana).

Semoga tips ini membantu anda bekerja lebih efisien.

Be a better communicator

Beberapa hari yang lalu kami merayakan ulang tahun salah satu teman kami.  Seperti biasa kami berbicara mengenai pekerjaan (kadang sedih juga udah hari ultah orang kok masih membahas mengenai kerjaan kantor) tapi ya memang kami berempat berasal dari perusahaan yang sama jadi banyak hal yang bisa dibahas.  Tip komunikasi pertama carilah kesamaan untuk dapat berbicara kenalilah dunia orang yang akan kita ajak bicara.

Seperti biasa kita mulai berbicara mengapa tidak begini mengapa tidak begitu karena kami berasal dari departemen yang berbeda.  Pada intinya kami membicarakan "Price Sensitive atau tidaknya sebuah produk dan apa yang bisa dilakukan untuk menghindari Price War".  Pembicaraan sempat melenceng kemana-mana maksudnya memberikan metaphor biar yang lain bisa mengerti tetapi malah jadi muter-muter hehehehe.  Tip komunikasi kedua dalam melakukan komunikasi diperlukan metaphor atau perumpamaan yang tepat untuk menjembatani sebuah konsep, tetapi jika perumpamaan anda tidak dimengerti juga anda tidak hanya merusak konsep anda, pembicaraan jadi melenceng.

Pada dasarnya customer ada yang berbelanja karena Price, Prestige atau Relationship.  Satu teman kami menerangkan dari sisi model dunianya dimana segala sesuatu pada akhirnya ditentukan dari Price.  Istriku dan satu teman kami melihat dari sisi model dunia dimana jika service yang diberikan  memberikan kepuasaan kepada customer dan customer suka menggunakannya atas nama Prestige mereka tidak price sensitive lagi contohnya seperti tas-tas bermerk yang harganya puluhan juta , customer tidak menawar untuk membeli barang tersebut.  Jelas dari pembicaraan ini menunjukkan mereka berdiri di dunia masing-masing.  Tidak hanya itu saya menambah satu model dunia lagi dimana saya menerangkan customer yang walaupun sudah memiliki kuota persentase volume yang harus dikirimkan berdasarkan kontrak yang ada terkadang bisa berubah jika kita memiliki relationship yang baik tentunya dengan memberikan service yang konsisten sehingga customer tidak melihat Prestige atau Price tetapi melihat Relationship.
Tips komunikasi ketiga : Pandailah melihat jika pembicaraan menyebabkan sudah sampai tiga model dunia usahakan perkecil dan pada akhirnya berbicaralah di dalam satu dunia bersama.  Jika semuanya bertahan pada dunia masing-masing percaya deh pembicaraan tidak akan kemana-mana karena semua bertahan dengan posisi masing-masing dan tidak ada solusi yang ditemukan yang ada hanya alasan mengapa begini dan mengapa begitu.

Dan tip keempat untuk komunikasi yang saya pelajari di NLP adalah presupposition "Janganlah fokus pada benar atau salah tetapi yang bermanfaat".  (Tolong ya ini hanya untuk komunikasi jangan dicampurkan dengan tindakan benar atau salah, penulis juga sempat bingung pertama kali mengerti kalimat ini ada bagian yang disebut dengan ekologi untuk menyeimbangkan kalimat ini untuk sekarang kita ndak bahas bagian itu dulu).
Dengan mengerti bahwa tidak adanya absolute truth dalam komunikasi setiap orang memiliki kebenarannya masing-masing berdasarkan model dunianya, reference masa lalunya, kepercayaannya kita harus mampu melihat jika pembicaraan anda sebetulnya hanya untuk mendapatkan benar atau salah, atau anda sebetulnya berusaha mencari sebuah solusi.

Seorang komunikator handal tidak akan menjawab semua kalimat yang salah dari partner bicara kita karena salah benar tidaklah fokus dari pembicaraan yang terpenting adalah kedua pembicara sebelum memulai berbicara sudah mengerti kemana arah komunikasi dan tujuannya.  Jika dalam pembicaraan santai dalam ulang tahun salah satu manfaat komunikasi adalah mempererat hubungan persahabatan kita.  Jadi tentunya dalam berbicara jangan terlalu fokus pada benar atau salahnya pembicaraan menurut kita tetapi fokuslah pada apa sih yang ingin diceritakan oleh partner kita dunia seperti apa yang dia gambarkan, barulah kita membicarakan dunia kita.  Dengan menerima model dunia orang lain, kita mampu membagikan model dunia kita dan pada akhirnya persahabatan menjadi lebih erat sesuai dengan tujuan bermanfaat tadi.

Semoga tips berkomunikasi 1-4 tadi bermanfaat untuk anda.

Miracle

Beberapa minggu yang lalu saya berbicara dengan teman saya, mengenai iman.  Menurutku para umat jaman dulu lebih mudah memiliki iman karena begitu banyak mukjizat terjadi dari laut terbelah, air menjadi anggur, macan yang tiba2 tidak lapar lagi dan banyak lagi.  Bagaimana dengan manusia jaman sekarang terus terang tidaklah mudah mencari pohon berapi tetapi tidak terbakar.  Temanku bilang ya kalau aku punya iman karena di saat aku tidak mempercayai diriku pacarku yg kini menjadi suamiku percaya dan mau mencintai aku dan menurutnya itu mukjizat dia.  Pada saat itu aku berpikir betapa hebatnya manusia2 yg tidak menerima tanda-tanda tetapi percaya mereka mendapat iman dari mana? Lalu saya berpikir apa benar dalam hidupku tidak ada mukjizat?  Pada saat berpikir perlahan-lahan aku menarik nafas masuk ke dalam paru-paruku. Dan aku tersenyum mukjizat itu selama ini ada di dalam diri kita masing-masing.  Kenyataannya darah kita mengalir membawa oksigen yang
diproses dari paru-paru kita sudah membuktikan lebih dari cukup kalau kita ada yg memiliki dan ada yg mencintai. Jika mukjizat datang dalam bentuk yg begitu lembut di jaman sekarang ini, kepekaan lah yg kita butuhkan untuk menjawabnya dengan iman kita.  Iman yg tidak pernah mati karena mukjizat yg selalu ada di sisi kita.

Perbuatan + Percaya + Pasrah = Iman

Another useful Stationery: Post-it Flags

Pertama kali saya melihat produk ini saya langsung jatuh cinta.  Begitu banyak potensi yang bisa digunakan dari alat satu ini untuk menghemat waktu.

Beberapa contoh yang sering dilakukan menggunakan Post-it Flags

1.  Sebagai page separator/index pada buku-buku text book jadi anda tidak perlu bolak balik mencari-cari halaman anda cukup membolak balik tempat yang perlu dilakukan.  Tetapi sayangnya ini biasanya hanya waktu kuliah saja dilakukan.  Setelah kita pindah ke kehidupan kantor jarang saya melihat ada yang masih menggunakan ini untuk dokumen-dokumen hardcopy mereka seperti handbook, SOP, kontrak, Training Handout dll.

2.  Sebagai tracker progress ketika kita membaca buku.  Dengan menggunakan pemisah halaman buku yang sering terjadi bisa terjatuh dari buku, lepas pada saat membaca, dan harus dipegangin.  Dengan menggunakan Flag anda cukup meletakkan satu dan digunakan selama membaca buku.  Tidak dipungkiri banyak yang tidak mampu menyelesaikan membaca buku di era teknologi sekarang ini banyak gangguan tetapi saya yakin jika meluangkan 15 menit setiap kali kita membaca satu buku kita akan mendapatkan faedahnya juga.

3. Sebagai paragraph separator dengan menggunakan post flag kita bisa menempelkan tepat pada paragraph yang kita terakhir baca.

Dengan menggunakan Post-it Flag anda cukup meletakkan di tempat terakhir anda membaca lalu anda melanjutkan membaca halaman-halaman berikutnya jika tiba-tiba terjadi interupsi anda cukup mengambil Post-it Flag dari tempat sebelumnya dan letakkan di tempat yang baru dengan demikian anda akan melihat progress halaman yang terjadi bahkan jika anda hanya membaca 3 menit saja.
Atau
Cabut Post-it Flag tempel di bagian sampul buku dan baca terus buku anda jika tiba-tiba terjadi interupsi dan anda harus melakukan sesuatu cabut Post-it Flag dari sampul buku pasang di halaman terakhir anda membaca.

Sayangnya ini juga sering tidak terlihat di dunia kantoran, sebetulnya membaca SOP bukanlah hal yang mudah, gunakan Post-It Flag untuk menandai sampai dimana anda membaca jadi kalau boss tiba-tiba manggil kita, kita tahu dimana kita harus meneruskan membaca.  Membaca SOP berulang-ulang tidaklah menambah Value.  Bedakan antara membaca untuk mengerti dan baca untuk menghafal di kantor most of the time semuanya open book basis kok.

Hal yang sama juga terjadi ketika membaca kontrak atau legal dokumen dengan menggunakan Post-it Flag anda bisa menandai sampai ke paragraf atau pasal mana di dokumen tersebut jadi anda tidak perlu baca dari halaman teratas lagi.  Percaya deh kalau baca legal dokumen biar cuman barang setengah halaman kalau dibaca dua kali waktu yang terbuang sangat banyak.

Kelebihan lain menggunakan Post-it Flag dalam membaca buku anda bisa membaca dua, tiga buku secara simultan karena semua buku memiliki Post-it Flag masing-masing.

Jadi kalau lagi baca-baca buku mampirlah ke bagian stationery anda akan kagum dengan berbagai inovasi yang membantu penghematan waktu.