Walaupun banyak sekarang customer service menggunakan Single Point of Contact Concept terkadang ada saatnya dimana departemen lain bisa membantu lebih baik seperti finance mengenai pembayaran atau sales jika terjadi perbedaan harga dengan yang dijanjikan.
Step 1
Luangkan waktu untuk berkomunikasi
Menerangkan mengapa pelanggan harus ditransfer ke departemen atau orang lain.
Step 2
Meminta ijin sebelum mentransfer
Step 3
Beberapa telpon baru sudah bisa melakukan conference call sehingga anda bisa menerangkan langsung kepada mitra kerja anda mengenai nama customer dan perihal yang ingin dibicarakan.
Jika transfer dengan menggunakan fungsi on hold, pastikan customer menyetujui untuk menunggu (berikan estimasi waktu lebih baik lagi) dan jangan lupa mengucapkan terima kasih telah menunggu.
Step 4
Yang menerima transfer harus menyambut customer dan memperkenalkan dirinya dan mengulang perihal secara singkat apa yang diinginkan dari customer. Jangan asumsi bertanyalah kembali kepada customer apakah pengertian tersebut sudah benar.
Yang perlu diperhatikan : Jangan pernah mentransfer tanpa menjelaskan ke mitra kerja anda mengenai hal yang akan dibahas, sangatlah tidak menyenangkan untuk seorang customer harus mengulang kembali perihal yang telah dibicarakan kepada orang yang baru!
Usahakan batas waktu menunggu tidak lebih dari 2 menit, kembali ke customer lagi jika membutuhkan waktu lebih lama dan meminta persetujuan untuk menunggu X menit lagi, jika tidak bisa diselesaikan saat itu juga tawarkan untuk menelpon customer, SMS, atau email jika perihal yang diinginkan sudah selesai.