Mirror mirror on the wall

Beberapa hari yang lalu saya bertemu dengan salah satu customer saya sebelum bertemu seperti biasa saya sibuk menyiapkan segala sesuatunya begitu banyak pertanyaan dan sanggahan di dalam kepala saya.  Begitu sibuknya otak saya bekerja saya melupakan hal yang terpenting dari semuanya yaitu "likeability" apakah wajah saya menarik untuk disuguhkan ke customer saya.

Untungnya sebelum saya masuk ke ruang meeting saya ke toilet terlebih dahulu, pada saat itu saya bercermin dan kaget sambil berkata kepada diri sendiri "Wow, tampangmu pucat , Wic kenapa?"
Baru saya sadar selama saya mempersiapkan semuanya untuk mempresentasikan dengan sempurna saya tidak memperhatikan diri saya alias saya tidak bernapas dengan teratur pada saat itu juga saya menggunakan fisiologi yang benar untuk merubah state saya.

Fisiologi apa saja yang saya lakukan untuk merubah state saya? (Tentunya setelah saya menutup retsleting saya - untuk para laki-laki mohon jangan melakukan multitasking kemungkinan besar anda keluar dari toilet dalam keadaan lupa menutup daerah yang cukup penting).

1.  Menarik napas yang dalam tiga kali
2.  Memejamkan mata membayangkan hal yang indah, pengalaman indah, hal - hal yang menyenangkan.
3.  Letakan kedua tangan di samping bagaikan superman atau superheroes lainnya ketika berdiri
4.  Busungkan dada buat diri anda menjadi lebih besar
5.  Tersenyumlah

Setelah saya mengubah fisiologi saya, test lagi dengan cermin apakah yang anda liat sekarang.

Pada saat itu saya melihat diri saya kembali di cermin dan melakukan self-talk lagi kali ini " Wow, ganteng sekali dirimu, tampangmu sangat menyenangkan dan approachable".   Terlihat wajah kembali merona dengan aliran darah kesegaran muncul kembali , senyuman seakan tidak bisa lepas lagi dari wajah.

Masuklah saya ke ruangan meeting dengan percaya diri.

Jadi bercerminlah terlebih dahulu sebelum anda melakukan meeting penting dan lihatlah apakah wajahmu sudah pantas disuguhkan.

Jangan lupa tersenyum tidak ada yang membeli dari seorang grumpy man :).

Oh ya meeting berjalan dengan sukses, semoga tips di atas membantu.

Untuk membaca lebih lanjut mengenai state dan fisiologi bisa anda baca di blog teman saya di
http://www.coachtatang.com/state-untuk-sukses-bahagia/#more-340

What is Strategy

Strategy = Organizing Resources to get consistent result you wanted - Anthony Robbins

Blacklisted Customer

Sebaik apapun dalam pelayanan kita selalu ada customer yang dengan terpaksa harus kita tolak untuk berbisnis lebih lanjut seperti.

1.  Memiliki value yang berbeda dengan perusahaan kita
2.  Melakukan claim terhadap hal yang tidak dilakukan perusahaan kita sebelumnya
3.  Bad payer, outstanding yang melebihi plafon berulang-ulang
4.  Menyalahgunakan jasa yang telah diberikan
5.  Memiliki credit history yang buruk
6.  Sedang mengalami kasus
7.  Pelanggaran-pelanggaran terhadap kebijaksanaan (policy) perusahaan

Ketika hal-hal tersebut di atas terjadi pentinglah untuk kita memiliki management information dimana setiap customer kita data dan kita golongkan antara yang tetap berbisnis dengan kita dan yang blacklisted. Untuk menghindari hal-hal yang kita tidak inginkan.

Untuk perusahaan kecil dapat menggunakan database access atau microsoft excel untuk menyimpan informasi tersebut untuk menghindari pelayanan yang nantinya memiliki potensial memakan waktu perusahaan terlalu banyak dan menghasilkan profit yang sedikit.

Hubungan yang bermanfaat

Di dunia berbagai macam tipe dan karakter manusia.

Tapi dalam topik ini kita hanya membahas berdasarkan asas manfaat.

Antara yang bermanfaat untuk kita dan dia (synergy win win) atau yang tidak bermanfaat untuk kita dan dia.

Di dalam hidup selalu saja ada tantangan, ada saja tipe manusia yang selalu mencemooh dan mempertanyakan keputusan kita.  Orang2 seperti ini tidak perlu terlalu banyak dianalisa karena hanya menghabiskan waktu kita saja.  Waktu adalah salah satu resource terpenting yang kita miliki di dunia dan sudah angka tetap, satu hari = 24 jam, tidak ada yang lebih tidak ada yang kurang.

Sepertinya mereka tidak ingin sesamanya sukses atau lebih baik dari mereka.  Dan sayapun pernah terperangkap dalam hal ini.  Jika saya mengingat masa kecilku saya bukan lahir dengan nilai bagus dan tetanggaku selalu mendapatkan nilai bagus di sekolah.  Orangtua saya selalu membanding2kan saya dengan dirinya.  Daripada saya menciptakan dia menjadi synergy win win dengan belajar bareng, waktu itu saya pikir ada cara yang lebih gampang.  Bagaimana kalau saya ajak dia bermain seharian saja sama dengan diriku, maka dia tidak akan berkesempatan untuk belajar yang berarti orang tua saya akan berhenti membanding2kan saya.  What a brilliant idea!  (pada saat itu rasanya that is the best decision I’ve ever made).  Ternyata yang terjadi tidak seperti yang saya inginkan  sudah saya menjadi manusia tidak bermanfaat untuk dia dan diriku sendiri, ternyata tetanggaku nilainya masih bagus yang saya lupa perhitungkan dia sudah belajar setiap hari dan menyicil setiap subject sebelum hari ujian.  HA HA HA… betapa bodohnya diriku…

Dari situ saya belajar tetanggaku masih baik dia mau mengajak saya bermain padahal saya ingin menarik dia jatuh ke dalam jurang rapor merah biar bermain bersama2 diriku.  Seperti kata pepatah a rotten apple ruin the whole barrel.  Saya belajar di dunia masih banyak saya- saya yang dahulu yang berpikir untuk biar tidak dibanding-bandingkan saya akan buat dia lebih jelek biar mirip dengan dirinya.  Dan tidak seperti tetanggaku jika saya bersinggungan dengan orang yang tidak bermanfaat untuk kita berdua saya akan memberikan jarak yang cukup tapi tidak perlu terlalu dekat.

Mengapa begitu?

Karena ketika kita memberikan waktu kita kepada orang yang tidak memberikan manfaat kita tidak punya waktu lagi untuk orang yang bermanfaat.  Kita sayangnya tidak bisa di dua tempat bersamaan.  Tentunya pilihan kita adalah teman yang bermanfaat.

Selalu tak henti2nya untuk belajar dan mencari teman2 yang menciptakan synergy dan memberika buah dari hubungan untuk keduanya baik diri kita maupun dia.

Apakah ini berarti kita tidak memberikan waktu kita kepada orang yang membutuhkan?

Tentu tidak, karena memberi kepada sesama yang membutuhkan akan memberikan kita makanan spiritual akan membangkitkan pertanyaan mengapa ada kita di dunia ini.

Bagaimana kita mengetahui orang yang tidak bermanfaat untuk hubungan kita berdua?

     1.        Apakah anda selalu murung setelah bertemu orang tersebut?

     2.       Apakah anda merasa masa depan kelabu ketika bersamanya

     3.       Apakah anda selalu merasa tidak pernah ada yang benar di matanya?

     4.       Apakah anda mulai merasa negative terhadap diri sendiri dan lingkungan?

     5.       Apakah keputusan anda dipertanyakan?

     6.       Apakah penuh kecurigaan dalam hubungan yang ada?

1-6 di atas adalah beberapa pertanyaan untuk mengetahui kalau orang tersebut tidak bermanfaat untuk dia dan saya.

Apakah yang harus saya lakukan?

Berikan waktu secukupnya saja jika memang masih perlu contoh rekan kerja.  Jika tidak bersinggungan mungkin kartu ucapan setiap tahunnya juga boleh. J Berkumpullah dengan orang2 yang punya semangat tinggi yang punya visi, yang masih bersemangat untuk melakukan perubahan.  Mereka yang bisa menjaga api kecil dalam diri kita. 

Saya dapatkan ini dari temanku : Setiap manusia memiliki lilin kecil di dalam hatinya terkadang terpaan situasi menyebabkan api ini padam, namun karena dia bermain dengan teman2 yang memiliki lilin yang nyala, dia dapat meminta api kembali.   Jadi teman yang dalam hubungan bermanfaat saling memberikan api dan saling menjaga api masing2 untuk selalu tetap menyala.

Sudahkah anda menciptakan lingkungan teman2 yang memiliki lilin kecil yang selalu bergantian menyala menghidupkan lingkungan sekitarnya?

Bagaimana Mentransfer Telepon (call transfer)

Walaupun banyak sekarang customer service menggunakan Single Point of Contact Concept terkadang ada saatnya dimana departemen lain bisa membantu lebih baik seperti finance mengenai pembayaran atau sales jika terjadi perbedaan harga dengan yang dijanjikan.

Step 1
Luangkan waktu untuk berkomunikasi
Menerangkan mengapa pelanggan harus ditransfer ke departemen atau orang lain.

Step 2
Meminta ijin sebelum mentransfer

Step 3
Beberapa telpon baru sudah bisa melakukan conference call sehingga anda bisa menerangkan langsung kepada mitra kerja anda mengenai nama customer dan perihal yang ingin dibicarakan.
Jika transfer dengan menggunakan fungsi on hold, pastikan customer menyetujui untuk menunggu (berikan estimasi waktu lebih baik lagi) dan jangan lupa mengucapkan terima kasih telah menunggu.

Step 4
Yang menerima transfer harus menyambut customer dan memperkenalkan dirinya dan mengulang perihal secara singkat apa yang diinginkan dari customer.  Jangan asumsi bertanyalah kembali kepada customer apakah pengertian tersebut sudah benar.

Yang perlu diperhatikan : Jangan pernah mentransfer tanpa menjelaskan ke mitra kerja anda mengenai hal yang akan dibahas, sangatlah tidak menyenangkan untuk seorang customer harus mengulang kembali perihal yang telah dibicarakan kepada orang yang baru!

Usahakan batas waktu menunggu tidak lebih dari 2 menit, kembali ke customer lagi jika membutuhkan waktu lebih lama dan meminta persetujuan untuk menunggu X menit lagi, jika tidak bisa diselesaikan saat itu juga tawarkan untuk menelpon customer, SMS, atau email jika perihal yang diinginkan sudah selesai.