Saving Time through Motion and Transportation

                                                  

Tidaklah bisa dipungkiri dalam hidup kita selalu berusaha untuk mendapatkan waktu lebih banyak.  Waktu lebih banyak untuk bekerja, keluarga, atau bahkan untuk sendiri.  Tetapi apakah kita sadar selama ini kita membuang waktu dengan tidak sengaja kalau dalam istilah saya , saya sebut "bocor halus" dimana waktu lewat tanpa kita sadari hari telah berlalu, bulan telah berlalu walhasil astaga sudah mau tahun baru lagi?

Tips untuk mendapatkan waktu lebih banyak hari ini kita akan fokus pada Motion (Gerakan) dan Transportation (Perpindahan).  Yang perlu dilakukan pertama adalah menentukan Waste atau sebuah tindakan yang tidak ada gunanya yang kita lakukan dalam mencapai suatu hasil/result, setelah itu kita akan merenungkan apakah yang saya lakukan bisa lebih efisien?

1. Meja Kerja, ketika kita bekerja kertas, gunting, pen , staples yang berantakan ada di dalam laci ada yang di atas meja, bahkan ada yang di atas tempat fotocopy, hal seperti ini membuat kita harus mencari dan bergerak ke kiri ke kanan untuk mengambil barang.  Letakkan semua alat tulis dan peralatannya di satu tempat sehingga anda tidak perlu bolak balik, ada yang suka meletakkan pen, staples di dalam laci perhatikan apakah hal ini membuat anda membuka laci berkali-kali dalam sehari jika iya, keluarkan beberapa yang terpenting dari laci sehingga anda tidak membuang motion untuk membuka tutup laci.

2. Lemari Pakaian, lemari pakaian saya berupa dua sisi pintu dorong, sisi kanan dan kiri jika sisi kanan dibuka maka sisi kiri akan tertutup begitu juga sebaliknya - tidak dapat membuka dua sisi bersamaan. Dulu saya akan mengambil kemeja di sisi kiri atas, lalu mengambil celana panjang di sisi kanan atas setelah itu kembali lagi ke sisi kiri bawah untuk mengambil pakaian dalam.  Untuk beberapa bulan menurutku ini adalah sesuatu yang normal saya akan memikirkan kemeja apa yang saya pakai lalu saya akan pikirkan celana yang matching dengan kemeja tersebut dan mengambil pakaian dalam sebagai bagian yang paling tidak diprioritaskan.  Yang saya tidak sadari saya telah membuang motion dengan membuka pintu sisi kiri, ke kanan, dan ke kiri lagi.  Memang kalau dihitung hanya memakan waktu 3 detik setiap kali bertindak yang berarti 6 detik dalam sehari (2X ganti pakaian)  = 180 detik sebulan = 2160 detik setahun = 30 menit setahun.  Secara tidak sengaja saya telah membuang waktus setengah jam tanpa hasil.  Melihat hal ini saya mengubah urutan pengambilan pakaian saya dimana saya akan mengambil kemeja dan pakaian dalam bersamaan karena ada di sisi kiri setelah itu baru saya mengambil celana yang matching dengan kemeja tersebut.  30 menit waktu bisa dipakai untuk berbicara dengan orang yang kita cintai yeaaaay!!

3. Hobi, saya senang melukis terutama melukis bunga, dahulu jika saya menggambar sebuah lukisan butuh waktu 5-6 jam untuk sebuah lukisan kecil, saya tidak mengerti mengapa saya selalu butuh waktu lebih lama dibandingkan pelukis lain, sampai suatu saat ketika saya diajarkan oleh seorang guru lukis.  Dia katakan warnai kelopak bunga anda dari satu sisi, jika memulai dari kiri teruskan ke kanan lakukan searah jarum jam jika anda memulai dari kanan lakukan berlawanan arah jarum jam.  Barulah kusadari selama ini aku melukis dengan menggambar asal dari satu kelopak loncat ke kelopak yang lain bahkan kadang loncat ke daun yang berakibat saya harus membilas kuas mengganti dari warna merah, kuning menjadi warna hijau daun dan kembali lagi menggambar kelopak.  Apakah anda memiliki hobi yang selama ini anda tidak sadar anda melakukan gerakan yang tidak efisien?  Tanyakan pada expert di hobi tersebut agar anda cepat menjadi master. Saya bisa melukis satu sampai dua lukisan sebulan jika dikalikan dengan waktu yang saya saving saya bisa menghemat 2-3 jam sebulannya.  36 jam/ 1,5 hari dalam setahun bisa digunakan untuk hal lain bahkan bisa digunakan untuk melukis lebih ahli lagi.

4. Dapur, tips ini diberikan dari kakakku, dengan kehidupannya di Singapura pembantu bukanlah hal yang biasa maka dia harus memikirkan bagaimana caranya memasak tanpa harus menggunakan terlalu banyak waktu dengan menghemat gerakan yang cukup memakan waktu dari mencuci alat-alat masak terutama yang bentuknya besar seperti kuali.  Maka sebelum dia memasak dia sudah memikirkan masakan apa dulu yang akan dia lakukan, dia akan memulai dengan
a. memasak sesuatu yang kuah dan tidak lengket, seperti bihun, baso kuah,
b. lalu memasak sesuatu yang ditumis dengan minyak sedikit seperti , kangkung, kailan, dengan bawang putih saja.
c. ditutup dengan memasak daging yang biasanya menggunakan saus dan bahan yang lengket , manis , seperti saus tiram, sapi lada hitam, opor ayam, rendang dan sebagainya.
Jika kita lihat kakak saya hanya mencuci kuali sekali saja, jika urutan ini diubah dari dia memasak yang lengket dulu maka dia harus mencuci kuali sebanyak tiga kali.  Model ini dia lakukan pada masakan makan malam yang berarti dia menghemat 20 detik sehari = 7300 detik setahun = 2 jam hemat dalam setahun,

5. Air minum, kantorku ada di lantai atas sedangkan dispenser air dekat dapur di lantai bawah sehingga saya harus bolak balik ketika bekerja untuk turun ke bawah untuk mengambil air. Turun naik tangga untuk mengambil air membutuhkan waktu kurang lebih 30 detik jika saya bolak balik sehari 5 kali makan 150 detik sehari terbuang untuk mengambil air ini yang disebut waktu hilang Transportasi / Perpindahan.  Maka hal yang paling mudah bisa dilakukan adalah dengan menggunakan Jug/Jar air untuk mengambil air cukup untuk 4 jam dan diisi lagi pada saau makan siang dimana saya pasti akan turun ke bawah.  10 jam hemat waktu dalam setahun hanya dengan mengisi sebuah Jar air saja sebelum memulai bekerja.

Beberapa contoh di atas hanya untuk memberikan inspirasi anda untuk menghemat waktu.  Saya berharap tips ini bisa membuat anda menggunakan waktu lebih efisien dan bisa menggunakannya lebih baik dalam bekerja, keluarga dan kehidupan anda sendiri.

Semoga bermanfaat!
Salam dari Productivity Guru.

Procrastination - Another Time Waster

Mengundur-ngundur sesuatu yang harus dikerjakan adalah salah satu pemakan waktu terbesar dalam kehidupan dan lebih parahnya tidak hanya kita tetapi orang di sekitar kita.  Contoh yang gampang sudah sampai rumah masih belum mau mandi, yang ada Ibu , Istri atau Suami (biasanya sih yang cewek) akan bilang "Ayo itu mandi!"  tetep ajah masih blom juga dijalan-jalanin, yang terjadi nggak cuman ngabisin waktu dia, pembicaraan-pembicaraan berkualitas pun menjadi berkurang waktunya karena pembicaraan yang ada di rumah adalah saling sibuk mengingatkan apa yang harus dikerjakan.  Kalau di artikel sebelumnya sudah diterangkan bahwa jika sudah ada ritual lakukanlah, jadi kalau sudah pulang kantor ada yang makan malam, ada yang mandi dulu terserah kebiasaan tapi buatlah itu menjadi ritual, kalau tidak ada yang tahu ritual anda, anda akan berada di kondisi diingatkan mulu "Ayo, mandi!" (nggak enak kan diingatkan terus apalagi kalau udah pada gede-gede).

Jadi bagaimana cara kita menghindari keinginan mengundur-undurkan sesuatu?
1. Tip pertama buat ritual jika saya melakukan ini maka berikutnya saya lakukan ini.  Saya sampe rumah taruh sepatu naik ke atas langsung mandi misalnya.
2. Tip kedua buatlah indikator, contoh yang terjadi di jaman dulu sebelum mengganti sikat gigi seseorang akan pake terus sampe suatu saat gusinya berdarah baru sikat giginya dibuang, padahal sebelum gusi berdarah sudah bisa membeli sikat gigi yang baru.  Ini adalah salah satu indikator yang sayangnya negatif untungnya sekarang sudah ada indikator pada sikat gigi kita jika birunya mulai memudar artinya saatnya untuk membeli sikat gigi baru.  Hal ini bisa diaplikasikan pada pekerjaan rumah tangga, contoh jika kita mencolek jari kita di atas meja makan sudah ada debu berarti saatnya untuk dilap, atau jika anda berjalan di rumah kaki anda berasa sudah berdebu (lantai keramik tidak terasa kesat lagi) saatnya untuk mengepel.
Jadi apakah anda sudah menaruh indikator pada hal-hal yang ada malas lakukan atau suka diundur-undur.  Pada waktu saya masih bekerja di luar negeri cucian harus dilakukan sendiri saya tidak suka namanya "doing laundry", harus bawa mobil ke tempat laundry umum duduk sambil baca buku tapi ya apa boleh buat harus dilakukan, jadi apa indikator saya, celana dalam jika udah tinggal 2 pasang itu udah saatnya pergi ke tempat laundry kalau tidak ya tahu sendiri akibatnya dingin-dingin di musim dingin.
3.  Tip ketiga buatlah deadline, jangan buat deadline untuk diri sendiri karena itu selalu bisa kita undur tapi buatlah untuk orang lain.  Contoh teman saya dia selalu mengundang ke apartemennya setiap bulannya minimal sekali bahkan terkadang 2 kali dalam sebulan.  Saya tanya kenapa kamu suka ngundang orang ke apartemenmu?  Oh itu untuk bikin deadline sama diri sendiri jika ada tamu datang tentunya saya akan membersihkan apartement saya biar presentable untuk tamu bisa duduk dan tidak bersin-bersin.  Hahaha brilliant idea jadi kalau anda ingin melakukan sesuatu buatlah deadline tersebut dengan minimal satu orang.  Contoh lain terkadang saya malas mau bikin materi untuk bahan training saya, (saya maunya ngasih trainingnya ajah), tapi begitu proposal sudah masuk dan tanggal untuk training sudah ada, saya sudah berjanji dengan client saya, mau tidak mau saya akan mengerjakan yang terbaik.
4.  Tip keempat dicicil, pecahkan menjadi bagian yang bisa dikerjakan sekarang.
Ini mengingatkan seseorang yang memecahkan guiness book of record memakan pesawat, yang dia lakukan adalah dia memakan sedikit demi sedikit, dari skrupnya, bautnya, dan lempengan dipotong kecil-kecil.  Yang membuat orang mengundur-ngundur karena melihat aaah terlalu besar untuk dikerjakan apalagi diselesaikan.
5. Tip kelima Kerjakan dulu koreksi nanti, jika anda ingin mengerjakan sesuatu dan pada saat yang bersamaan mengkoreksi setiap tahapannya saya yakin tidak akan pernah selesai, tidak ada pekerjaan yang 100% sempurna, kerjakan dulu sampai jadi lalu dikoreksi setelahnya itu sebabnya ada editor, kita tidak bisa menulis dan mengedit tulisan kita bersamaan yang ada kagak jalan-jalan.

Semoga tip ini membantu untuk mereka yang masih suka mengundur-ngundur waktu.

Prioritize Priority - Saving your Time and Brain

Mendengar kalimat ini mungkin anda akan bingung sejenak kok prioritas harus diprioritaskan.  Ini menerangkan bahwa kemampuan kita berpikir mengenai planning dan priority ada limitnya di otak kita.  Jika kita sibuk planning dan memprioritaskan tanpa benar-benar melakukan action yang solid yang terjadi otak akan menjadi sangat lelah tetapi output yang dihasilkan akan sangat sedikit.  Pada saatnya mau action kapasitas otak untuk bertindak sudah turun drastis bahkan berhitung pun sudah sulit.

Saya akan memberikan contoh, dalam mengerjakan pekerjaan rumah tangga dari vakum, ngepel, cuci piring, siram tanaman, bersihkan jendela, bersihkan pintu.  Jika kita sibuk memprioritaskan pekerjaan kita maka kita akan melihat yang mana harus saya kerjakan dulu, jika itu sudah dilakukan "STOP!" dan kerjakan sesuai dengan urutan dibuat, secara sadar maupun tidak  terkadang kita bermain di otak kita apakah setelah ini saya baru mengerjakan yang itu?  Mengubah-ubah urutan pekerjaan akan menyebabkan otak melakukan re-planning jika ini dilakukan setiap menitnya akan menghabiskan brain power dengan percuma.

Tips pertama dalam memprioritaskan pekerjaan selalu cari pekerjaan prerequisite yang mana dulu, contoh vakum/menyapu itu selalu di depan ngepel,  cuci piring itu selalu setelah sarapan, makan siang atau makan malam, siram tanaman dilakukan biasanya pagi hari sebelum tanaman berfotosintesis di siang hari, bersihkan jendela bisa kapan saja diharapkan sebelum malam hari agar debu bisa terlihat jelas diterang matahari, bersihkan pintu bisa malam hari karena cukup dengan penerangan lampu di dalam rumah.

Maka kita bisa bikin urutan seperti berikut
Vakum/Nyapu, Ngepel, Siram Tanaman, Bersihkan Jendela , Cuci Piring. Bersihkan Pintu

Kaji ulang urutan kerja tersebut apakah ini udah sempurna apakah sudah memenuhi prerequisite setelah pekerjaan sebelumnya apakah tidak mengganggu pekerjaan sebelumnya, contoh jika anda mengepel sebelum vakum anda akan mengalami dua kali lipat kerja karena debu dan rambut masih berkeliaran.  Tip kedua lakukan bersamaan jika tugas mirip, contoh apakah semua urutan ini paling cocok dalam artian anda tidak harus naik turun terlalu banyak membersihkan jendela dan pintu lantai atas dan bawah, apakah bisa digabungkan?

Sekarang urutan menjadi
Vakum/Nyapu, Ngepel, Siram Tanaman, Bersihkan Jendela dan Pintu, Cuci Piring.

Mengapa cuci piring terakhir?  Karena belum ada piring kotor di pagi hari tentunya.

Setelah mengkaji ulang test di lapangan nah disinilah yang Tip ketiga mengenai prioritas cara memprioritaskan pekerjaan, karena semua pekerjaan tersebut harus dilakukan tidaklah perlu untuk memprioritaskan kalau saya ndak bisa ini saya kerjakan yang itu, ini hanya "alasan" untuk tidak mengerjakan 100% dari tugas yang sudah diberikan.  Jika planning sudah ada lakukan dengan urutan yang benar secepat kilat.  Ketika kita bekerja tanpa mikir lagi atau menanyakan diri apa mending begini mending begitu kita akan bekerja jauh lebih cepat dan otak kita tidak cepat lelah karena terlalu banyak memikirkan apakah setelah ini harus yang mana ya, apakah ada pekerjaan yang bisa saya lewatkan ya?  Pengambilan keputusan untuk hal-hal kecil seperti ini menghabiskan energi otak.  Selain itu melakukan pekerjaan yang terus menerus dimana kita mengalami "self-talk" membuat pekerjaan melambat dan kualitas yang lebih rendah.

Tip keempat jadikanlah sebuah kebiasaan/ritual jika anda sudah bikin mata rantainya anda akan sadar setelah pekerjaan ini saya akan mengerjakan apa, tanpa harus berpikir dan memprioritaskan. Otak kita khususnya bagian "prefrontal cortex" adalah bagian yang valuable jangan digunakan terus menerus untuk melakukan tugas repetitive biarkan "bangsal ganglia" yang take over the pattern of our movement/task.

Ketika anda sudah buat ritual anda akan ingat urutannya, tetapi bagaimana jika ini adalah kebiasaan baru?  Gampang kita bisa bikin mata rantainya, pagi- pagi bangun pasti injak lantai,  langsung ingat okay vakum dan ngepel, setelah itu buka pintu rumah melihat taman saatnya menyiram tanaman ketika selesai balik ke dalam rumah pintu ditutup saatnya bersihkan pintu dan jendela lantai bawah dan atas, setelah itu Cuci Piring dilakukan nanti setelah sarapan, makan siang atau makan malam (kalau piringnya sedikit lakukan batch sekali saja di malam hari).

Hal ini juga bisa dilakukan di dalam dunia kerja kantoran, apakah anda sudah mengurutkan dengan benar tugas-tugas repetitive anda?  Atau anda constantly battle untuk memprioritaskan prioritas anda yang akhirnya dengan dalih-dalih pareto anda hanya kerja 20% kerjaan anda yang sisanya masuk di bawah karpet?  Karena 80% waktu habis khawatir atau sibuk bertanya setelah ini saya harus apa ya?  Apakah pertama kali kita masuk kantor yang kita lakukan langsung baca email akhirnya semua yang lain dilupakan?  (Mengenai urutan kerja kantor kita bahas di artikel terpisah hari ini kita menerangkan konsep untuk membuat urutan ritual dalam bekerja secara umum dengan contoh sederhana).

Semoga tips ini membantu anda bekerja lebih efisien.